چگونه با فریلنسر یا نیروهای خود به بهترین شکل، ارتباط برقرار کنیم؟
این یک هشدار جدی است! «بر اساس نظرسنجی موسسه گالوپ، رفتار مدیران و چگونگی ارتباط با کارمندان در سازمان، یکی از شش دلیل اصلی برای استعفای کارمندان است. در دوران پاندمی کرونا تنها ۳۲ درصد از کارکنان فکر می‌کنند که کارفرمای آنها برنامه عملی واضحی برای عبور از این دوران داشته است و تنها ۳۸ درصد موافق هستند که مدیر آنها، کارمندان را از آنچه در سازمان می‌گذرد، مطلع می‌کند.» این واقعیات نشان‌دهنده فقدان ارتباط مناسب در سازمان‌ها و شرکت‌هاست. تعامل، اصل مشترکی برای رسیدن به موفقیت در تمامی مشاغل است. حتی اگر به صورت فریلنسینگ و آنلاین کار می‌کنید، باز هم برای تجربه فضای مطلوب کاری، نیاز به برقراری ارتباط کارآمد با سایرین دارید. در اینجا سعی می‌کنیم بهترین راه‌حل‌ها برای برقراری ارتباط موثر با کارمندان در محیط کار را بررسی کنیم. اما پیش از آن، بهتر است ابتدا به یک سوال مهم پاسخ دهیم.
فهرست مطالب
برقراری ارتباط مناسب با کارمندان چه تاثیرات مثبتی دارد؟
اگر یک کافرما هستید، بهتر است تاثیرات برقراری ارتباط با کارمندان را دست کم نگیرید. برخی از تتاثیرات ارتباط خوب با کارمندان عبارت است از:
ارتقای کیفیت کار تیمی
داشتن روابط خوب و مناسب در محیط کاری و با همکاران، تاثیری مستقیم و مثبت بر عملکرد آنها خواهد داشت و در نهایت باعث بهبود بهره‌وری شرکت خواهد شد.
بهبود روحیه کارمندان
احترام، حسن‌نیت و عدم وجود اختلافات در بین کارمندان، همگی به ایجاد محیط کاری پویا و مثبت منجر خواهد شد. با ترویج چنین فرهنگی، کارمندان محیط کاری شادتر و کم‌استرس‌تری را تجربه خواهند کرد.
افزایش رشد شخصی
بر اساس آمار وبسایت اسمارپ، ۴ نفر از هر ۵ کارمند معتقدند که ارتباطات موثر درون شرکتی به بهبود عملکرد شغلی آنها منجر می‌شود. مشخص است که اگر روابط خوبی با همکارانتان داشته باشید، زمان زیادی برای برطرف کردن اختلافات بین فردی صرف نمی‌شود و افراد می‌توانند بر روی پیشرفت شخصی و حرفه‌ای خود تمرکز کنند. همچنین داشتن روابط کاری مناسب به معنای بهره‌مندی افراد از دانش یکدیگر و مدیران و افزایش یادگیری است.
افزایش رضایت شغلی
صمیمیت و نبود تنش در فضای کار، به افزایش همدلی در میان کارمندان منجر خواهد شد که این مساله به نوبه خود، عاملی است برای افزایش بهره‌وری، بالا رفتن انگیزه کارکنان و افزایش رضایت شغلی کارمندان.
ارتقای فرهنگ شرکتی
داشتن یک استراتژی مناسب برای برقراری ارتباط میان کارمندان و ایجاد روابط مناسب میان آنها، به مرور زمان تبدیل به فرهنگی مثبت و سازنده در سازمان و شرکت خواهد شد. کارمندان در سازمان‌هایی که فرهنگ شرکتی درستی در آن حاکم است، در محیط کاری سالم‌تری رقابت، رشد و بهبود عملکرد را به چشم خواهند دید.
۱۵ نکته برای ارتقای ارتباطات موثر در محیط کار
حال که با مزایای برقراری ارتباط مناسب بین نیروها آشنا شدید، بیایید ببینیم چگونه می‌توانیم این ارتباط موثر را در یک سازمان برقرار کنیم. در ادامه ۱۵ نکته را بین کرده‌ایم که رعایت آنها چه برای کارفرمایان، چه کارمندان و حتی فریلنسرها مفید خواهد بود.
مهارت‌های ارتباطی افراد را ارتقا دهید
مدیریت افراد بدون داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی امکان‌پذیر نیست. جالب است بدانید که بر اساس آمار وبسایت مدیت، هنوز ۹۱ درصد از کارمندان معتقدند که رهبران آنها از مهارت‌های ارتباطی مناسبی برخوردار نیستند. بنابراین همواره لازم است که مدیران بر روی ارتقای این مهارت‌ها کار کرده و کارمندان خود را نیز از چنین دانشی بهره‌مند کنند.
بازخورد بگیرید و بازخورد بدهید
بازخوردها جزو دسته اطلاعات حیاتی در هر شرکتی هستند که تاثیری مستقیم بر نرخ مشارکت، بهره‌وری و حفظ کارمندان دارند و یکی از بهترین راه‌های ارتقای ارتباطات در محیط کاری محسوب می‌شوند.
استراتژی تجارت خود را برای کارمندان تشریح کنید
استراتژی ارتباطی موثر در محیط کار، یکی از عواملی است که موجب درک درست کارمندان و همراهی آنها با استراتژی تجاری و اهداف شما خواهد شد. اگرچه آی‌بی‌ام اعلام کرده که ۷۲ درصد از کارمندان درک کاملی از استراتژی تجاری شرکت خود ندارند.
اعتمادسازی کنید
ارتباط کاری، تاثیری مستقیم بر اعتمادسازی میان کارمندان و رهبران آنها دارد. بر اساس آمار اسمارپ، ۹۳ درصد از کارکنان معتقدند که قابل اعتماد بودن رهبران، فاکتوری اساسی برای ایجاد همراهی در آنهاست اما از میان آنها تنها ۶۱ درصد احساس همراهی با ارزش‌های شرکت داشتند. این اعداد می‌توانند اهمیت اعتمادسازی را بیشتر برای شما شفاف کنند. مطالعات نشان می‌دهد کارمندانی که شرکت آنها در شاخص‌‌های اعتمادسازی عملکرد بالاتری دارد:
- · 74 درصد کمتر استرس دارند
- · 106 درصد پرانرژی‌تر هستند
- · 50 درصد بهره‌وری بالاتری دارند
- · 13 درصد کمتر از مرخصی استعلاجی استفاده می‌کنند
- · 76 درصد نرخ مشارکت بالاتری دارند
- · 29 درصد احساس رضایت بیشتری دارند
- · 40 درصد کمتر احساس فرسودگی شغلی دارند
با اعضای تیم ارتباط فردی برقرار کنید
مدیران همواره باید در جهت ارتقای ارتباط فردی خود با اعضای تیم تلاش کرده و از برقراری مکالمه روزمره و عادی با اعضای تیم استقبال کنند. مطالعات نشان می‌دهد که برقراری تعامل میان کارکنان و مدیران، همواره جزو خواسته‌های اساسی کارمندان بوده است. برقراری درست این تعامل می‌تواند به ایجاد ایده‌های جدید در تیم کمک کند و ترس کارمندان را از ابراز افکار و راهکارهای نو و خلاقانه، برطرف کند.
کانال‌های ارتباطی مناسبی را انتخاب کنید
اکثریت نیروی کار را در هر شرکت، کارمندان و کارکنان عادی آن تشکیل می‌دهند. بنابراین بسیار مهم است که مدیران و افراد رده بالاتر که تعداد آنها کمتر است، استراتژی ارتباطی خود را به گونه‌ای انتخاب کنند که با عملکرد و عادات کارمندان همخوانی داشته باشد. باید گفت انتظار و عملکرد کارکنان در قبال راه و کانال‌های ارتباطی شرکتی، تشابه بسیاری با انتظار و عملکرد آنها در شبکه‌های اجتماعی دارد. در یک جمله، کارکنان انتظار دارند که اطلاعات مهم، آنها را پیدا کنند نه اینکه کارکنان در جستجوی اطلاعات مهم باشند. بر اساس چنین انتظاری، انتخاب کانال ارتباطی درست بسیار حیاتی است. بر اساس مطالعات اخیر، متاسفانه برقراری ارتباط از طریق وب‌سرویس ایمیل شرکتی که تقریبا در اکثر شرکت‌ها به رویه مرسوم تبدیل شده است، این روزها نرخ مشارکت و علاقه پایینی در میان کارکنان دارد.
به کارمندان خود گوش فرا دهید
شاید این جمله را بارها شنیده باشید؛ اما عملی کردن آن چگونه است؟ مدیران باید همواره تلاش کنند که کارمندان آنها در بیان احساسات، افکار، نظرات و خواسته‌های خود حس آزادی داشته باشند. اگرچه، مطالعات اسمارپ نشان می‌دهد که تنها ۵۲ درصد از کارمندان احساس می‌کنند که می‌توانند آزادنه با رهبران و مدیران خود گفت‌وگو داشته باشند.
به برقراری دیالوگ دو طرفه اهمیت دهید
شما به عنوان یک مدیر، نباید همواره دست بالا را در مکالمات داشته باشید. برای ایجاد ارتباط موثر و موفق در محیط کار، ایجاد دیالوگ و گفت‌وگوی دوطرفه با کارکنان حیاتی است. اگرچه در ساختار شرکت‌های امروزی، برقراری این دست از ارتباطات در سطح شرکت، بیشتر در حوزه وظایف منابع انسانی دیده شده است، اما در پایان روز، این مدیران هستند که با کارمندانی روبرو می‌شوند که ممکن است توانسته باشند افکار و نظرات روزانه خود را بیان کرده باشند و یا از اظهار نظر در هر زمینه‌ای بازمانده باشند. اهمیت این موضوع وقتی مشخص می‌شود که بدانید بر اساس آمار موسسه گالوپ، تنها ۱۲ درصد از کارمندان، محیط کاری خود را به بهانه دریافت حقوق بالاتر ترک می‌کنند و دلیل اصلی ۷۵ درصد از کارمندان برای ترک محیط کاری، رابطه بد با رهبران یا مدیرمستقیم‌شان بوده است.
موضوع مناسبی برای برقراری ارتباط پیدا کنید
گاهی دلیل اصلی عدم مشارکت کارمندان در ارتباطات درون شرکتی، این نیست که علاقه‌ای برای برقراری ارتباط ندارند؛ بلکه ممکن است محتوا و دلیل برقراری ارتباط مدیران، با شغل، علایق یا اولویت‌های کارمندان همخوانی نداشته باشد.
ارزش کار درست را بشناسید
درک زحمات کارمندان و قدردانی به موقع از آنها باعث می‌شود که کارکنان شما برای رسیدن به اهداف، بیشتر تلاش کنند. احساس درک شدن می‌تواند به بهبود اعتماد میان کارکنان و مدیران منجر شود. این مساله نه تنها به برقراری ارتباط موثرتر در شرکت کمک می‌کند، بلکه می‌تواند نرخ مشارکت کارمندان را تا ۶۰ درصد افزایش دهد.
مثبت اندیشی را گسترش دهید
روی خوش‌فکر بودن و مثبت‌اندیش بودن خود کار کنید. خوب است بدانید خوش‌بینی و خوش‌فکری، جذاب و مسری است و روابط شما با دیگر همکاران را تقویت می‌کند. هیچ‌کس خوشش نمی‌آید دور و بر فردی باشد که همیشه دارای انرژی منفی و مأیوس‌کننده است.
برای کمک رسانی آماده باشید
برای همه گاهی پیش می‌آید که در محل کار خود احساس کنند آسیب‌پذیر هستند و به کمک نیاز دارند؛ مثلا در شروع پروژه‌ای جدید، وقتی طرح پروژه برای آنها ناآشناست و باید تعریف شود، یا زمانی‌که در میانه راه مشکلی جدی پیش می‌آید یا وقتی در مراحل انتهایی پروژه با مشکلی مواجه می‌شوند. در هریک از این شرایط سعی کنید از این لحظات حساس و دشوار پیش آمده برای همکاران یا کارمندان خود آگاه باشید و به آنها کمک کنید.
جلسات یک به یک را فراموش نکنید
گالوپ یافته است که ۷۰ درصد اختلال در تعامل کارکنان به دلیل سوء مدیریت افراد ایجاد می‌شود. جلسات یک به یک میان مدیران و اعضای تیم می‌تواند بسیاری از تعارضات را برطرف کند.
رویدادهای مهم را به یاد داشته باشید
بدون شک همه دوست دارند مورد توجه قرار بگیرند و فراموش نشوند. علامت‌زدن تاریخ تولد همکارانتان روی تقویم یکی از کارهای ساده‌ای است که می‌توانید انجام دهید. اگر آنها برای شما کار می‌کنند یا نقش مهمی در محل کار برای شما ایفا می‌کنند، بهتر است برای روز تولد آنها کارت هدیه یا هدیه‌ای را تهیه کنید. برای اینکه فرصت کافی برای تهیه هدیه داشته باشید، بهتر است یک هفته پیش از تاریخ تولد آنها را در تقویم خود علامت بزنید. همین کار را برای سالگردهای کاری نیز انجام دهید تا به همکاران خود بگویید زمانی را که وارد شرکت شده یا برای نخستین بار به گروه شما ملحق شده‌اند، گرامی می‌دارید.
به قول‌های خود عمل کنید
اگر مساله حفظ اعتبار، احترام و اعتماد به دست آمده در میان باشد، کافی است تا عمل کردن به قول‌های خود را همیشه در خاطر داشته باشید. اگرچه که علاوه بر اینها عمل نکردن به قول‌ها می‌تواند دلیل اصلی از دست رفتن اعتماد میان کارمندان و مدیران باشد.
کلام آخر
وقتی که شما با دیگر همکاران حاضر در محیط کار، روابط خوب و خوشایندی داشته باشید، هم خودتان از کار و حضور در محیط کار لذت بیشتری می‌برید و هم همکارانتان بیشتر شما را همراهی می‌کنند و در نهایت در کارتان موفق‌تر خواهید بود. بنابراین ایجاد روابط خوب شغلی و محافظت از آنها فقط به تعلق خاطر، رضایت شغلی و لذت بیشتر شما از کار منجر نمی‌شود، بلکه این روابط خوب می‌توانند زمینه‌های دریافت پروژه‌های کلیدی و مهم، پیشرفت‌های شغلی و رشد هر چه بیشتر شما را فراهم کنند.