اکسل چیست و چه جایگاهی در مدیریت کسب و کار دارد؟

گاهی اوقات استفاده از اکسل (Excel) خیلی خوب و آسان به‌نظر می‌رسد؛ تنها کاری که باید انجام دهید، آن است که یک فرمول را وارد کنید و پس‌از آن تقریبا هر کاری که باید به‌صورت دستی انجام شود، به‌طور خودکار رخ می‌دهد. اما اکسل قابلیت‌های بسیار زیادی دارد که شاید از آن‌ها با خبر نباشید. 

اگر نیاز به ادغام دو صفحه با داده‌های مشابه دارید، اکسل می‌تواند این کار را برای شما به‌آسانی انجام دهد. اگر نیاز به انجام محاسبات ریاضی دارید، اکسل این کار را هم به‌راحتی می‌تواند برای شما انجام دهد. همچنین نیاز به ترکیب اطلاعات در چندین سلول را می‌توان به کمک اکسل برطرف کرد.

در این مطلب خواهیم گفت که اکسل چیست و با بررسی بهترین نکات و ترفندها سعی می‌کنیم انجام پروژه اکسل را برای شما آسان‌تر کنیم.  

برنامه صفحه گسترده اکسل چیست؟

از نظر کامپیوتری، اکسل یک برنامه صفحه‌گسترده در مجموعه Microsoft Office است که می‌توان آن را یکی از پرکاربردترین برنامه‌ها در صنایع تجاری دانست. به‌طور کلی، نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده به مجموعه برنامه‌هایی مبتنی‌بر جدول‌بندی، ساده‌سازی محاسبات ریاضی و ورود اطلاعات و داده‌ها گفته می‌شود.

از آن‌جایی که می‌توان هر نوع داده‌ای را در صفحات گسترده در محدوده اکسل یا سلول‌های اکسل ذخیره کرد و همچنین تصاویر، شکل‌ها، نمودارها و جداول محوری را در صفحات‌ اکسل برای درک بهتر داده‌ها وارد کرد، برنامه صفحه‌گسترده اکسل به یکی از محبوب‌ترین برنامه‌های قابل استفاده در محوریت کسب‌وکار تبدیل شده است.

اغلب در صنعت کسب‌وکار فریلنسری و دیگر موارد مدیریت کسب‌وکار، شاهد استفاده گسترده‌ای از اکسل خواهید بود. با این حال، دیگر برنامه‌های مجموعه Microsoft Office نظیر اکسس و پاورپوینت هم در کنار اکسل کاربردهای فراوانی را ارائه خواهند داد که پیش از استفاده از آن‌ها، بهتر است ابتدا بدانید پاورپوینت چیست به بهترین و حرفه‌ای‌ترین پاسخ‌ها دست یابید.

اکسل یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای کاربردی در جهان است که با ابزارها و توابع قدرتمند خود در گستره هر کسب‌وکار مدیریتی می‌تواند کاربرد داشته باشد. واردکردن داده‌ها، خواندن و همچنین اصلاح داده‌ها به کمک اکسل آسان خواهد بود؛ پس‌ اگر برای مدیریت کسب‌وکار خود به‌دنبال برنامه‌ای قدرت‌مند هستید، برنامه صفحه‌گسترده اکسل می‌تواند بهترین پاسخ برای نیاز شما باشد. همچنین اگر فریلنسر هستید، یادگیری اکسل برای شما بسیار مفید و کاربردی خواهد بود.

استفاده از اکسل در چه مواردی کاربرد دارد؟

اکسل برای ذخیره داده‌ها، پردازش داده‌ها، تجزیه‌و‌تحلیل و همچنین ارائه داده‌‌ها مورد استفاده قرار خواهد گرفت. به کمک اکسل می‌توانید داده‌ها را در رشته‌ها، تاریخ‌ها و… در سلول‌های اکسل وارد و فایل‌ها را برای مراجعات بعدی ذخیره کنید. همچنین می‌توانید از صحت فرمول‌های موجود در اکسل برای انجام محاسبات استفاده کنید، ابزارها و داشبوردها را توسعه دهید و با سایر برنامه‌ها تعامل داشته باشید. ایجاد پایگاه داده‌ای دقیق، رسم نمودار داده‌ها و در نهایت تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها به کمک ابزار Pivot Tables می‌تواند از جمله موارد کاربردی منحصربه‌فرد در این برنامه باشد.

اکسل را می‌توان برنامه‌ای برای سازماندهی، فیلترکردن و همچنین تجسمی از داده‌ها معرفی کرد. این برنامه اغلب در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ اما به‌واسطه ابزارها و کاربردهای فراوان، تقریبا در هر حرفه‌ای می‌تواند برای مدیریت مجموعه داده‌های طولانی و سخت استفاده شود.

در حالی‌که اکسل در درجه اول به‌عنوان یک ابزار حسابداری شناخته می‌شود، متخصصان و به‌ویژه بازاریاب‌ها، می‌توانند در هر زمینه‌ای از ویژگی‌ها و فرمول‌های آن، استفاده کنند؛ چراکه می‌توان از این برنامه فوق‌العاده برای ردیابی هر نوع داده‌ای استفاده کرد. این امر نیاز به صرف ساعت‌ها برای شمارش سلول‌ها یا کپی و چسباندن اعداد از بین می‌برد. معمولا برای پاسخ به سوال اکسل چیست، آن را یک میانبر یا راه‌‌حل سریع برای انجام امور مدیریتی معرفی خواهند کرد.

نحوه استفاده از اکسل

برای استفاده از اکسل، تنها کافی است داده‌ها را در ردیف‌ها و ستون‌ها وارد و سپس با استفاده از فرمول‌ها و توابع، برای تبدیل آن‌ها به داده مورد نظر خود، استفاده کنید. تعداد بسیاری از فرمول‌ها و توابع در اکسل وجود دارند که با اطمینان از درستی آن‌ها و کاهش خطای عملکردی، می‌توانید از آن‌ها برای سریع‌ترکردن فرایند مورد نظر خود استفاده کنید.

در کنار این توابع و فرمول‌ها، خوب است نگاهی به تعدادی از اسناد قابل اجرا در این نرم‌افزار داشته باشیم. اسنادی که می‌توانید در اکسل ایجاد کنید عبارتند از:

صورت های درآمد

 می‌توانید از صفحه‌گسترده اکسل برای پیگیری فعالیت‌های فروش و سلامت مالی شرکت خود استفاده کنید.

ترازنامه

ترازنامه یکی از رایج‌ترین انواع اسنادی است که می‌توانید با اکسل ایجاد کنید. این امر به شما امکان می‌دهد یک دید کلی از وضعیت مالی شرکت خود داشته باشید.

تقویم

شما به‌راحتی می‌توانید یک تقویم ماهانه در صفحه‌گسترده اکسل برای ردیابی رویدادها یا سایر اطلاعات حساس به تاریخ ایجاد کنید.

بودجه های بازاریابی

اکسل یک ابزار قدرت‌مند برای حفظ و برنامه‌ریزی بودجه شماست. با استفاده از اکسل می‌توانید بودجه‌های بازاریابی و همچنین هزینه‌های خود را ایجاد و پیگیری کنید. به کمک این امر، سفارش پروژه اکسل به آسانی و منظم انجام خواهد شد.

گزارش های بازاریابی

اگر از ابزارهای گزارش‌گیری بازاریابی استفاده نمی‌کنید، ممکن است نیاز به اطلاعاتی با تمام گزارش‌های خود پیدا کنید. اکسل یک ابزار عالی برای ایجاد گزارش‌های بازاریابی است.

۹ مورد از معایب صفحه گسترده اکسل

اکسل یک نرم‌افزار صفحه‌گسترده پراستفاده است و بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌وکارها آن را به دلیل شهرت خوب و ویژگی‌های مفیدی مانند فرمول‌های دقیق، صرفه‌جویی در زمان و توانایی تولید نمودارها، مورد استفاده قرار می‌دهند. در حالی که اکسل مزایای بسیاری برای کاربران دارد، معایبی هم به نمایش می‌گذارد که باید از آن‌ها آگاه باشید. ۹ مورد از معایب صفحه‌گسترده اکسل به شرح زیر است:

• در اکسل کنترل و امنیت ممکن است کمی متزلزل باشد
• اکسل مستعد خطاهای انسانی است
• ادغام اکسل برای مبتدیان سخت است
• اکسل برای شیوه‌های تجاری سریع نامناسب است
• اکسل نمی‌تواند به شما در تصمیم‌گیری سریع کمک کند
• اکسل برای کار مشترک طراحی نشده است
• عیب‌یابی یا آزمایش اکسل دشوار است
• اکسل در برابر تقلب و فساد آسیب‌پذیر است
• در اکسل مدیریت قوانین قیمت‌گذاری پیشرفته، دشوار است

استفاده از صفحه گسترده اکسل مناسب چه افرادی است؟

اکسل مناسب چه کسب‌وکار و افرادی است؟ آیا برای استفاده از اکسل مهارت خاصی لازم است؟ آیا یادگیری برنامه‌نویسی کامپیوتر برای استفاده از اکسل ضروری است؟

بهتر است با آگاهی از موارد کاربرد این نرم‌افزار در کسب‌وکارها شروع کنیم. فهرست کسب‌وکارها و گستره کاربرد اکسل بسیار طولانی و پرمحتواست؛ اما در این مطلب به ۹ مورد از برترین موارد استفاده از اکسل در کسب‌وکارها می‌پردازیم.

در سطح پایه، صفحه‌گسترده اکسل برای ذخیره اطلاعات، تجزیه‌و‌تحلیل، مرتب‌سازی و گزارش استفاده می‌شود. این نرم‌افزار در تجارت بسیار محبوب است؛ چراکه این صفحات گسترده بسیار بصری هستند و گرافیک بالایی را در ارائه داده‌ها به نمایش خواهند گذاشت؛ همچنین استفاده از آن‌ها نسبتا آسان است و کاربر با چالش مواجه نخواهد شد. توجه داشته باشید استفاده از اکسل در هر حرفه و کسب‌وکار، نیازی به یادگیری و به کاربردن برنامه‌نویسی کامپیوتری نخواهد داشت. برخی از رایج ترین کاربردهای تجاری اکسل برای تجزیه‌و‌تحلیل کسب‌و‌کار، مدیریت منابع انسانی، گزارش عملکرد و مدیریت عملیات است؛ اما دیگر کاربردهای این نرم‌افزار منحصربه‌فرد عبارتند از:

1. تجزیه‌و‌تحلیل کسب‌و‌کار
2. مدیریت افراد
3. گزارش عملکرد
4. امور اداری
5. تحلیل استراتژیک
6. مدیریت پروژه
7. مدیریت برنامه‌ها
8. اداره قرارداد
9. مدیریت حساب

بنابراین باتوجه به موارد گفته‌شده، تسلط بر مهارت‌های اکسل در محل کار بسیار مناسب خواهد بود و جلوه‌ای حرفه‌ای برای شما فراهم خواهد کرد. با این حال، همه مشاغل از اکسل استفاده نمی‌کنند و مشاغلی هم که از اکسل در مدیریت پروژه‌ها و فعالیت‌های فریلنسری خود استفاده می‌کنند، معمولا نیاز به مهارت متوسطی خواهند داشت.

توجه داشته باشید در گستره فعالیت‌های فریلنسری، آشنایی با مهارت‌های اکسل از اهمیت بالایی برخوردار است که در این راستا، بهتر است ابتدا بدانید فریلنسر چیست.

با تمام این تفاسیر، اکسل به‌طور گسترده در مدیریت کسب‌وکارها استفاده خواهد شد؛ بنابراین داشتن مهارت‌های صفحه‌گسترده خوب به شما این توانایی را می‌دهد که در انواع وظایف به کار مشغول شوید. مهم آن است ‌که می‌توانید در محل کار خود به‌راحتی  اطلاعاتی را در این خصوص با همکاران خود به اشتراک بگذارید و در مقابل از سوی آن‌ها ارزشی بالا کسب کنید.

هنگامی‌که نحوه استفاده از اکسل را بدانید، خواهید دید که بیشتر و بیشتر از آن استفاده می‌کنید؛ چراکه اکسل یک پلتفرم در دسترس است و می‌تواند برای انجام تمام کارهای تجاری از ساده تا بسیار پیچیده مورد استفاده قرار گیرد.

بهترین جایگزین برای اکسل

با رواج صفحات گسترده اکسل در دنیای تجارت و کسب‌وکار، ۸۲٪ از مشاغل از آن برای مدیریت داده و اطلاعات خود استفاده می‌کنند؛ بنابراین جای تعجب نیست که اکسل به یک برنامه اصلی در کنار دیگر برنامه‌های مایکروسافت تبدیل شده باشد.

افراد و کسب‌وکارها به دلایل مختلفی به صفحه‌گسترده اکسل نیاز خواهند داشت و به‌طور کلی، این برنامه راهی برای سازماندهی، تجزیه‌و‌تحلیل، پیش‌بینی و تجسم داده‌ها در طی سالیان است. با این حال، بسیاری بر این اعتقاد هستند که اکسل کاستی‌های قابل‌ توجهی دارد و برخی آن را برنامه‌ای منسوخ‌شده می‌دانند. درست است! اکسل هم کاستی‌ها و مشکلاتی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

• عدم انعطاف‌پذیری
• عدم امنیت داده‌ها
• عدم قابلیت حمل
• عدم وجود ویژگی‌های مدیریت پروژه

بنابراین اگر برای کسب‌وکار خود به‌دنبال مدیریت پروژه یا مدیریت مالی و بودجه هستید و پس‌از دریافت پاسخ سوال اکسل چیست، باز هم آن را فضایی مناسب برای مدیریت کسب‌وکار خود نمی‌دانید، بهتر است در ادامه با ۱۰ مورد از برترین برنامه‌های مشابه اکسل آشنا شوید.

1. Google Sheets
2. Zoho Sheet
3. Microsoft Office Excel Online
4. Smartsheet
5. LibreOffice
6. WPS Spreadsheets
7. Quip
8. Apache OpenOffice Calc
9. Airtable
10. Numbers

تمامی این ۱۰ مورد از بهترین برنامه‌های مدیریت پروژه و بودجه کسب‌وکارها به شمار می‌روند و هر کدام با ارائه ویژگی‌های متفاوت و خارق‌العاده، می‌توانند توجه شما را به خود جلب کنند. در ادمه ۳ مورد از پرطرفدارترین این برنامه‌ها را معرفی خواهیم کرد و ویژگی‌های آن‌ها را به تفصیل شرح خواهیم داد.

Google Sheets

این برنامه یک جایگزین عالی و بی‌نظیر برای اکسل محسوب می‌شود و به‌سبب طرفداران بسیار، تقریبا از هر آزمایش و عملکردی سربلند بیرون آمده است. برای استفاده از این برنامه، تنها به یک حساب گوگل نیاز خواهید داشت و پس‌از آن به‌راحتی می‌توانید به مدیریت پروژه و کسب‌وکار خود بپردازید.

گوگل‌شیت تقریبا از نظر عملکرد با اکسل برابری می‌کند و گاها در ارائه عملکرد و ویژگی‌ها از اکسل پیشی می‌گیرد. دیگر مزیت این برنامه، رایگان‌بودن آن است.

فایل‌ها در گوگل‌شیت مانند دیگر برنامه‌های آنلاین در فضای ابری ذخیره می‌شوند که این امر، باعث جابه‌جایی و انتقال اطلاعات، بدون کم‌ترین چالشی خواهد شد. شما می‌توانید به‌صورت همزمان در سیستم‌های متفاوت، شیت گوگل را اجرا کنید و از قابلیت‌های آن بهره‌مند شوید. همچنین می‌توانید پروژه‌های موجود در شیت گوگل را با دیگر کاربران و همکاران خود به اشتراک بگذارید که برای این کار، تنها به یک آدرس ایمیل نیاز خواهید داشت.

یک قابلیت منحصربه‌فرد گوگل شیت، ادغام با Google Translate و GoFinance است که سبب استخراج URLهای آنلاین خواهد شد.

Zoho Sheet

Zoho Sheet برای تیم‌هایی با حداکثر ۲۵ نفر به‌صورت رایگان ارائه خواهد شد و از این‌ منظر، یک گزینه عالی برای جایگزینی اکسل خواهد بود. اگر تیم شما کمتر از ۲۵ نفر عضو دارد، خوب است این برنامه خارق‌العاده را برای مدیریت کسب‌وکار، مدیریت پروژه و بودجه انتخاب کنید. این برنامه مشابه با گوگل‌شیت و مبتنی‌بر فضای ابری است و به همین دلیل، انتقال اطلاعات میان شما و همکاران‌تان به آسانی و در بالاترین سرعت انجام خواهد شد.  

ویژگی‌های Zoho مشابه اکسل است، تنها با این تفاوت که رابط کاربری آن آسان‌تر و زیباتر است. این برنامه جداول و نمودارهای محوری قابل مقایسه با اکسل را ارائه می‌دهد و از انواع فایل‌های ods، csv، xls و xlsx پشتیبانی خواهد کرد.

ویرایش همزمان در Zoho امکان‌پذیر است؛ بنابراین می‌توانید برای صرفه‌جویی در زمان، همزمان با همکاران خود در پروژه‌ها همکاری کنید. نمودارها و ابزارهای بصری برای چشم‌نوازتر کردن ارائه‌های شما در دسترس هستند و فیلترها می‌توانند به تجزیه‌و‌تحلیل داده‌های شما کمک کنند.

Microsoft Office Excel Online

اگر متعهد به استفاده از اکسل هستید یا می‌خواهید آن را امتحان کنید، اکسل آنلاین یک راه‌گریز ارائه می‌دهد. اکسل آنلاین یک نسخه رایگان و مبتنی‌بر فضای ابری است که می‌تواند به‌عنوان یک افزونه روی مرورگر نصب شود.

اکسل آنلاین همه چیز را در OneDrive؛ نسخه ابری مایکروسافت، ذخیره می‌کند و بخشی از مجموعه برنامه‌های رایگان مایکروسافت آفیس مبتنی‌بر وب محسوب می‌شود. شما می‌توانید صفحات گسترده را در اکسل آنلاین ایجاد و با دیگر همکاران خود به اشتراک بگذارید و همچنین به‌صورت مشترک با همکاران خود آن را ویرایش کنید. برای دسترسی به این برنامه، تنها کافی است یک حساب کاربری مایکروسافت برای خود ایجاد کنید.

سخن پایانی

از اکسل برای انجام پروژه‌های آنلاین خود استفاده کنید. حتی اگر حسابدار نیستید، همچنان می‌توانید از اکسل برای انجام پروژه‌ها و فرایندهای تیم خود استفاده کنید. با نکات و ترفندهایی که در این مطلب به اشتراک گذاشته شد، مطمئن باشید که از اکسل برایتان کاربردهای زیادی خواهد داشت و از این نرم‌افزار برای رشد کسب‌و‌کار خود بیشترین بهره را خواهید برد. در صورت تمایل به برون‌سپاری پروژه‌های اکسل خو نیز می‌توانید از فریلنسرهای پونیشا کمک بگیرید و انجام پروژه excel خود را به آن‌ها بسپارید.