ددلاین چیست و چه اهمیتی در پروژه دارد؟

چه کسانی ددلاین یک پروژه را دوست ندارند؟ شواهد حاکی از آن است که اکثر افراد، تمایلی به قبول ددلاین یا آخرین مهلت برای یک پروژه ندارند. ددلاین‌ها منبع فشاری بی‌امان و نگران‌کننده هستند؛ اما تقریبا در انجام هر فعالیت و پروژه‌ای، نقشی مهم و ضروری را بازی خواهند کرد.

در مقاله پیش رو ابتدا خواهیم گفت که ددلاین چیست و سپس به بررسی این موضوع می‌پردازیم که چگونه به پیش‌ ‌بینی زمان انجام پروژه بپردازید. در این مطلب با آموزش گام‌های عملی، توضیح می‌دهیم که چگونه یک ددلاین عالی برای انجام پروژه‌های خود تعیین کنید و حتی موفق شوید چندین پروژه را به‌صورت هم‌زمان مدیریت کنید.

ددلاین پروژه چیست؟

ددلاین یا Deadline دراقع دیرترین یا آخرین زمانی است که که شما می‌توانید برای به پایان رساندن یک پروژه مشخص کنید. به عبارتی دیگر، ددلاین یا ضرب العجل، مهلت یا یک تاریخ هدف است که نشان می‌دهد چه زمانی می‌خواهید یک کار تکمیل شود. ددلاین‌ معمولا به صورت فلش در نمودار گانت نشان داده می‌شود.

اهمیت وجود ددلاین برای انجام یک پروژه

ددلاین‌ها برای هر پروژه ضروری هستند؛ چراکه نه‌تنها در سازماندهی پروژه‌ها و فعالیت‌ها کمک‌کننده خواهند بود، بلکه احساس مسئولیت‌پذیری شما را برای به‌سرانجام رساندن یک پروژه بر می‌انگیزند. ددلاین‌ها آنچه را که باید برای اتمام یک پروژه انجام داد، در بر می‌گیرند و با تعیین جهت و اولویت‌های روشن، به شما در مسیر انجام آن پروژه کمک می‌کنند.

به‌طور کلی، ددلاین، یک نمای بصری ساده اما کامل از پروژه را در اختیار شما قرار می‌دهد که صفر تا صد مراحل انجام پروژه را پیش‌بینی خواهد کرد و در نهایت، منجر به افزایش کارایی در افراد یک تیم خواهد شد. بدین ‌صورت که اغلب، وجود ددلاین برای پروژه را امری ضروری می‌دانند زیرا ددلاین حتی می‌تواند در نحوه پیش ‌بینی هزینه پروژه هم موثر باشد.

دلایل استفاده از ددلاین برای یک پروژه

افراد در تمام تیپ‌های شخصیتی می‌توانند در یک پروژه شریک باشند و بر سرعت و کارآمدی پروژه تاثیر  بگذارند. تنها تعداد کمی از افراد قادر به تعیین تایمی مشخص برای اتمام وظایف خود هستند و می‌توانند کارها را مدیریت کنند؛ با این‌ حال، اغلب افراد به نقطه عطفی برای پایان فعالیت‌های خود نیاز دارند و توانایی مدیریت چندین پروژه به‌صورت هم‌زمان را نخواهند داشت.

مهلت‌دادن و تعیین ددلاین برای انجام پروژه، جهت دستیابی به یک هدف معین برای افراد یک تیم هم کمک‌کننده خواهد بود؛ به‌خصوص اگر فعالیت گروه به‌صورت فریلنسری باشد و افراد تیم به‌صورت دور از یکدیگر فعالیت داشته باشند. با تمام این تفاسیر، خوب است ابتدا بدانید که فریلنسر کیست و سپس در تعیین ددلاین یک پروژه برای فریلنسرها، دقت به ‌خرج دهید.

تعیین زمان مشخص و ددلاین، به کسب‌وکارهای کوچک نیز کمک خواهد کرد و سبب خلق استراتژی‌های بزرگ و هدفمند خواهد شد. در نهایت، اعضای تیم با استرس و هیجان کمتری مواجه خواهند بود و این امر، سبب افزایش کارایی و تمرکز خواهد شد. در ادامه، مزایای وجود ددلاین برای انجام یک پروژه را ذکر خواهیم کرد:

فازهای قابل مدیریت

با وجود ددلاین، می‌توانید پروژه را به مراحل قابل مدیریت تقسیم کنید و به هر مرحله، یک مهلت کوتاه بدهید. برای این کار به مراحل اصلی تکمیل پروژه مانند تحقیق، نوشتن گزارش و ایجاد موارد صوتی یا بصری توجه کنید. مزیت اصلی تقسیم یک پروژه بزرگ به فازهای کوچک‌تر، این است که افراد، کمتر احساس فشار می‌کنند و می‌توانند روی اهداف قابل مدیریت، بیشتر تمرکز کنند.

ایجاد حس موفقیت

فردی که مرحله‌ای از پروژه را با موفقیت و به‌موقع به ‌پایان برساند، احساس موفقیت خواهد داشت. به‌ همین منظور، در صورتی که مدیریت تیمی را بر عهده دارید، افرادی را که در مهلت مقرر بخش‌های پروژه را انجام می‌دهند، تحسین کنید تا احساس ارزشمندی را در آن‌ها افزایش دهید.

تشخیص زودهنگام اشتباهات

هنگامی‌ که برای مراحل یک پروژه، تایم و ددلاین مشخصی وجود داشته باشد، در پایان هر ددلاین، بررسی‌های لازم انجام خواهند شد و در صورت مشاهده خطا و اشتباه، به‌راحتی می‌توان آن خطا را برطرف کرد. رفع مشکل در ابتدای پروژه بسیار ساده‌تر از آن است که در انتهای پروژه به عقب بازگردید و مشکلات آن را برطرف کنید.

مهم‌ترین نکاتی که در تعیین ددلاین پروژه باید در نظر داشته باشید

به احتمال زیاد، بسیاری از افراد به‌سادگی مهلت و ددلاینی که برای آن‌ها تعیین می‌شود را می‌پذیرند. این درحالی است که پیش ‌از قبول ددلاین پروژه، باید درستی و دقت آن را بررسی کنید.

افراد اغلب مدت زمان لازم برای تکمیل پروژه‌ها را دست‌کم می‌گیرند؛ بنابراین ددلاینی که برای آن‌ها تعیین شده است، تا حدودی غیر واقعی و غیر منطقی خواهد بود. گاهی اوقات، ددلاین‌های غیر ضروری  و زودهنگام تعیین می‌شوند تا از بروز مشکلات در زمان تاخیر در تحویل جلوگیری شود؛ بنابراین، پیش ‌از موافقت با یک ددلاین، لازم است مواردی را در نظر داشته باشید. در اینجا سه مرحله وجود دارند که باید دنبال کنید:

آن‌چه مورد نیاز است را ارزیابی کنید

ابتدا باید بدانید که این کار و پروژه دقیقا شامل چه‌ چیزی است و سطح تخصص آن در چه جایگاهی قرار گرفته است. همچنین باید بدانید تحقیق و بررسی منابع به چه مقدار زمانی احتیاج دارد.

در حالت ایده‌آل، شخصی که ددلاین تعیین می‌کند، پیچیدگی کار را در نظر گرفته است؛ اما پیش ‌از موافقت با انجام پروژه، تخمین دقیق زمان و استراتژی‌های لازم را انجام دهید تا از صحت مدت‌زمان انجام پروژه یا ددلاین مطمئن شوید. همچنین اگر چندین پیشنهاد مختلف دارید، بهتر است در این باره بدانید که چگونه چند پروژه را همزمان مدیریت کنید؟

منابع مناسب را دریافت کنید

در مرحله بعد، مطمئن شوید آن‌چه را که برای انجام سریع کار نیاز دارید، در  دسترس دارید. آیا پشتیبانی فنی، تجهیزات و آموزش را به‌موقع در دسترس خواهید داشت؟ در غیر این صورت، ممکن است مجبور شوید یک برنامه طولانی‌تر را برای جلوگیری از کاهش کیفیت و کمیت کار ارائه دهید.

جای مشکلات را خالی بگذارید

همه‌چیز همیشه طبق برنامه پیش نمی‌رود؛ بنابراین عاقلانه است که به مشکلات احتمالی فکر کنید. به‌عنوان مثال، مواردی مثل بیماری، خرابی تجهیزات یا پیشامد یک کار غیر منتظره، چگونه بر برنامه‌های شما تاثیر می‌گذارند؟

توجه داشته باشید که از دست دادن یک ددلاین، می‌تواند پیامدهای گسترده‌تری داشته باشد. به‌عنوان مثال، اگر با یک مشتری یا سازمان خارجی کار می‌کنید، ممکن است مجبور شوید جریمه مالی بپردازید؛ همچنین این مورد ممکن است به شهرت شما آسیب برساند. در هر صورت، حتما مسئولیت‌پذیر باشید، از بهانه‌تراشی دوری کنید و تمرکز خود را بر انجام هرچه زودتر کارها بگذارید.

مهم ترین نکات برنامه ریزی زمانی پروژه

همان‌طور که در بالا به آن اشاره شد، وجود یک ددلاین برای پروژه، امری ضروری به‌حساب می‌آید؛ چراکه مدیریت و جلوگیری از بروز اشتباهات بزرگ، تنها گوشه‌ای از مزایای وجود ددلاین است. این در حالی است که عدم وجود ددلاین، می‌تواند صدمات بسیاری را به تیم وارد کند. توجه داشته باشید که برنامه‌ریزی زمانی برای یک پروژه، لازمه رعایت چندین نکته کلیدی است که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

• یک عامل مهم در تعیین مهلت و ددلاین، شما هستید؛ اگر طرز فکر درست و منظمی دارید، پس تقریبا مشکلی با تعیین ددلاین نخواهید داشت.
• قاطع باشید؛ بدانید که باید در صورت لزوم «نه» بگویید یا حداقل برای خود فضایی ایجاد کنید تا پیش ‌از تایید، مدت‌زمان معین شده را بررسی کنید.
• طرز فکر خود را تنظیم کنید و نگرش مثبتی نسبت به ددلاین‌ها داشته باشید؛ چراکه ددلاین‌ها می‌توانند به شما در رسیدن به اهداف‌تان کمک کنند.
• برنامه‌ریزی را با انجام دادن اشتباه نگیرید؛ مهم نیست چقدر برنامه خوبی داشته باشید، عمل‌کردن به آن برنامه، مهم‌ترین اقدام شماست.
• از زمان خود به‌خوبی استفاده کنید و از تلاش برای انجام چندین کار به‌صورت هم‌زمان هم خودداری کنید.
• رفتارهای اشتباه خود را اصلاح کنید؛ برای مثال، اگر می‌دانید که کارها را به‌ تعویق می‌اندازید، روی حل آن مشکل کار کنید.
• انگیزه‌های خود را درک کنید؛ تحقیقات نشان می‌دهند که برخی افراد از ددلاین الهام نمی‌گیرند. اگر شما هم یکی از این افراد هستید، در نظر بگیرید که چه‌ چیزی به شما انگیزه می‌دهد. آیا انجام یک کار خوب، کسب تمجید و قدردانی یا داشتن وقت آزاد برای انجام کارهایی که از آن‌ها لذت می‌برید، برای شما انگیزه می‌سازند؟ رعایت ددلاین احتمالا در همه این زمینه‌ها به شما کمک خواهد کرد.
• رعایت ددلاین‌ها را به یک عادت تبدیل کنید. با کارکردن روی ددلاین‌های کوچک‌تر برای انجام فعالیت‌های روزانه خود، شروع کنید.

سخن پایانی

انجام کار در ددلاین مقرر، می‌تواند بهترین راه برای افزودن ساختار به کسب‌و‌کار و رسیدن به اهداف شما باشد. سعی کنید در مورد ددلاین‌هایی که تعیین می‌کنید یا با آن‌ها موافقت می‌کنید، واقع‌بین باشید. اطمینان حاصل کنید که ددلاین‌ها بر اساس اهداف واقعی شما در کسب‌وکار هستند و برای جلوگیری از ایجاد فشردگی کاری به‌وجود آمده‌اند. در نهایت این را هم بگوییم که می‌توانید پروژه‌های خود را با تعیین ددلاین مشخص در پونیشا ثبت کنید تا فریلنسرهای با تجربه به انجام آن‌ها بپردازند.

سوالات متداول