چگونه زمان انجام پروژه را پیش بینی کنیم؟

چنانچه در حال مطالعه این مقاله هستید، حتماً از آن دسته فریلنسرهایی هستید که قوانین ددلاین و فشردگی آن حسابی به شما فشار آورده است. شاید هم در شروع کار هستید و نمی‌دانید ددلاین چیست؟ زمان انجام پروژه یکی از حساس‌ترین بخش‌های یک پروژه کاری در دنیای فریلنسری تلقی می‌شود. بدون در نظر گرفتن زمان انجام پروژه و برنامه‌ریزی برای آن نمی‌توان با کارفرمایان و مشتریان به تعامل سازنده رسید. از طرفی شما باید به‌خوبی بدانید که پروژه‌های فریلنسری همان‌طور که منعطف هستند، همان قدر هم تابع قوانین و چارچوب‌هایی‌ هستند که بدون رعایت آن‌ها نمی‌توان به موفقیت دست یافت.

در این مقاله سعی کردیم که اهمیت برآورد زمان انجام پروژه را برای شما شرح بدهیم. در ادامه این مقاله خواهید خواند که چرا این بحث حساس حائز اهمیت است و برای برآورد و یا پیش‌بینی کردن آن‌ها باید چه روش‌ها و ترفندهایی را مد نظر قرار داد؛ با ما همراه باشید.

تعریف برآورد زمان انجام پروژه و اهمیت آن

هر فریلنسری به‌خوبی می‌داند پروژه‌هایی که بر عهده او محول می‌شوند، دارای چند ویژگی و مشخصه هستند. این ویژگی‌ها عموماً شامل نام پروژه، خواسته‌ها و انتظارات کارفرما یا مشتری، منابع قابل استفاده و زمان تحویل پروژه هستند؛ در این میان، زمان انجام پروژه یا ددلاین حساس‌تر و نیازمند توجه بیشتری است و می‌تواند تاثیر زیادی در براورد هزینه پروژه نیز داشته باشد.

اما ددلاین چیست؟ بسیاری از کارشناسان از زمانی که برای انجام پروژه در نظر گرفته می‌شود با عنوان «ساعت تلاش» یاد می‌کنند؛ این عبارت جالب‌ترین عنوانی است که می‌توان برای عبارت لاتین آن یعنی Deadline در نظر گرفت. اگر به زبان انگلیسی مسلط باشید، به‌خوبی می‌دانید که ترجمه تحت‌اللفظی واژه Deadline به معنای ضرب‌الاجل است، اما به‌صورت مشخص در رابطه با تنظیم زمان انجام دادن یک پروژه، این مفهوم حالت تخصصی‌تر به خود می‌گیرد.

ددلاین یا زمان مشخصی که برای هر پروژه در نظر گرفته می‌شود، با توجه به نیروی کار و برنامه‌ریزی مورد نظر پیش می‌رود. مثلاً اگر زمان مورد نیاز برای انجام دادن پروژه X، ۸ ساعت باشد و یک نفر هر روز به‌صورت میانگین یک ساعت روی آن کار کند، ۸ روز وقت نیاز خواهد داشت. از طرفی اگر برای انجام دادن همین پروژه یک تیم ۸ نفره از افراد متخصص مشغول به کار شوند، ممکن است که تمام پروژه در طول یک روز به پایان برسد. بنابراین شما باید به‌عنوان یک فریلنسر با در نظر گرفتن این موارد از زمان انجام پروژه برای برنامه‌ریزی منسجم و تعیین نقاط عطف تیم خود آماده شوید؛ تمامی این نکات نشان‌دهنده اهمیت ددلاین یا زمان مورد نیاز برای انجام پروژه است.

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم زمان انجام دادن پروژه، امکان تعیین بودجه و برآورد هزینه‌هاست. تعیین کردن زمان ددلاین می‌تواند به شما کمک کند تا تعداد نیروهای متخصص را برای انجام دادن یک پروژه مشخص به‌صورت دقیق محاسبه و تعیین کنید. حتی این قابلیت هم در اختیار شما قرار خواهد گرفت که بدانید، چه مقدار دستمزدی (به‌ازای هر ساعت کار) باید برای هرکدام از این نیروهای متخصص در نظر بگیرید.

نحوه برآورد زمان انجام پروژه چگونه است؟

برآورد و محاسبه زمان مورد نیاز برای انجام دادن پروژه‌های مختلف با توجه چند نکته مهم امکان‌پذیر است. به‌طورکلی حدود ۴ مرحله متفاوت و مختلف برای این کار در نظر گرفته می‌شود که در ادامه با هریک از آن‌ها به‌صورت مجزا و مفصل آشنا خواهید شد.

مرحله اول: درک کلی از نیازهای پروژه

گام نخست را با شناسایی و ارزیابی تمامی وظایف و کارهایی که باید در پروژه انجام شوند، بردارید. به عبارت ساده‌تر اگر خشت اول را کج بگذارید، پروژه مورد نظرتان هم تا ثریا کج خواهد رفت و احتمالاً باید فکری برای این سابقه ناموفق بکنید؛ از این بابت بهتر است که این مرحله را با دقت و رعایت جزئیات در پیش بگیرید. تمام ابزارهای مورد نیاز برای ارزیابی کلی نیازهای پروژه را (مثل تجزیه‌وتحلیل هر آن چیز که برای انجام دادن پروژه نیاز است) مورد استفاده قرار دهید.

به‌عنوان بخش مهمی از مرحله نخست برآورد زمان انجام پروژه مطمئن شوید که زمان و برنامه‌ریزی کافی را برای برگزاری جلسات، گزارش‌دهی به‌موقع، تقویت و ایجاد ارتباطات کاری، آزمون و خطاها و سایر فعالیت‌های حیاتی دارید.

مرحله دوم: تهیه یک فهرست جامع

حالا باید تمامی فعالیت‌هایی را که در مرحله نخست شناسایی کرده‌اید، لیست کنید. مثلاً تصور کنید که کارفرما سفارش کرده است که پروژه باید تا پایان اسفندماه و پیش از شروع سال جدید تمام شود؛ همین نکته مهم را با عنوان مهم‌ترین نکته پروژه و در اولویت اول در فهرست خود جا دهید.

مرحله سوم: در مورد جایگاه و وظایف نیروی کار تصمیم بگیرید

اگر خودتان به تنهایی پروژه را پیش نمی‌برید و یک تیم دارید، باید بدانید که کدام‌یک از نیروهای متخصص تیمتان توانایی انجام دادن بخش مهمی از پروژه را در کمترین زمان ممکن دارد؛ پس از این که آن شخص را شناسایی کردید، نوبت آن است که تصمیم قطعی را اتخاذ و وظیفه او را دقیقاً تعریف کنید. با این کار شما می‌توانید زمان انجام پروژه را به‌صورت دقیق و با توجه به تخصص و مهارت‌های نیروی کار بسنجید. همچنین این کار به شما کمک می‌کند که بدانید چگونه چند پروژه را به صورت همزمان مدیریت کنید.

مرحله نهایی: زمان پروژه را برآورد کنید

حالا که ۳ مرحله بسیار مهم را با موفقیت پشت سر گذاشته‌اید، لازم است تا زمان انجام پروژه را برآورد کنید. برای شروع این کار نیاز است که قوانین و روش‌هایی را به یاد داشته باشید و آن‌ها را به‌درستی رعایت کنید. در بخش بعدی این مقاله با چند روش‌ برآورد زمان پروژه آشنا خواهید شد.

چند روش شناخته شده برای برآورد زمان انجام پروژه

هم‌اکنون قرار است که به رویکردها و روش‌های مختلفی بپردازیم که می‌توانند برای تخمین زمان پروژه مورد استفاده قرار بگیرند. احتمالاً بهره‌مندی از ترکیبی از روش‌های زیر برای یک برآورد دقیق و قابل اتکا مفیدتر خواهد بود.

روش برآورد از پایین به بالا

این روش که در زبان لاتین با عنوان Bottom-Up Estimating شناخته می‌شود، امکان برآورد زمان لازم برای کل پروژه را فراهم می‌کند. شما می‌توانید با استفاده از این روش کاربردی، وظایف بزرگ را به قسمت‌های کوچک‌تری بخش‌بندی کنید. روش برآورد از پایین به بالا باعث می‌شود که به جای تخمین زمان کلی، از جزئیات به کلیات پروژه برسید. این که چقدر باید وارد جزئیات یک پروژه بشوید به موقعیت شما، نیروی کارتان و موضوع پروژه بستگی دارد. با این اوصاف هرچقدر که تجزیه‌وتحلیل شما دقیق‌تر باشد، زمان انجام پروژه هم دقیق‌تر خواهد بود.

روش برآورد از بالا به پایین

در این روش شما باید با استفاده از تجربه‌هایی که در پروژه‌های قبلی دارید، یک نمای کلی از جدول زمانی مورد نیاز برای انجام دادن پروژه طراحی کنید. مثلاً شما تا همین لحظه بیش از ۱۰ پروژه مختلف را با موفقیت انجام داده‌اید؛ حالا می‌توانید با طراحی یک نمودار دقیق از تجربیات و آزمون و خطاهای گذشته، تخمینی کلی از پروژه جدیدتان داشته باشد؛ به این روش، Top-Down Estimating یا برآورد از بالا به پایین گفته می‌شود.

روش تخمین مقایسه ای

برآورد کردن زمان انجام پروژه با استفاده از یک مقایسه دقیق هم امکان‌پذیر است. به عبارت ساده‌تر شما می‌توانید ساختار و پتانسیل پروژه جدیدتان را با پروژه‌های مشابهی که در گذشته کار کرده‌اید، مقایسه کنید و سپس با در نظر گرفتن تجربه‌ای که قبلاً داشته‌اید و زمانی که صرف کرده‌اید، یک برآورد زمانی جدید داشته باشید. مثلاً اگر شما هم‌اکنون می‌خواهید برای پروژه محصول‌نویسی برند X ددلاین تعیین کنید، بهتر است نگاهی به پروژه‌های قبلی داشته باشید. اگر قبلاً برای یک پروژه محصول‌نویسی مشابه حدود ۱۲ ساعت وقت گذاشته‌اید، می‌توانید همان ۱۲ ساعت یا کمتر را برای پروژه جدید برآورد کنید.

برآورد زمان انجام پروژه به روش پارامتریک

با استفاده از روش Parametric Estimating یا تخمین پارامتریک می‌توانید زمان مورد نیاز را برآورد کنید و سپس آن را در تعداد تحویل‌هایی که دارید، ضرب کنید. مثلاً اگر همان پروژه محصول‌نویسی X شامل تولید محتوای متنی برای ۱۸۰ محصول است و هر محصول به‌صورت میانگین ۷ دقیقه وقت نیاز دارد، ۷ را در ۱۸۰ ضرب کنید تا زمان دقیق تحویل پروژه به دست بیاید (۱۲۶۰ دقیقه = ۱۸۰ محصول * ۷ دقیقه).

روش تخمین ۳ نقطه‌ای

در این روش که با عنوان Three-Point Estimating هم در بین فریلنسرها شناخته می‎شود، شما باید ۳ حالت مختلف را برای زمان انجام پروژه در نظر بگیرید؛ این ۳ حالت شامل بهترین حالت، بدترین حالت و محتمل‌ترین حالت است. مثلاً شما با توجه به افراد تیم و موقعیت پروژه Z، سه حالت را برای ددلاین در نظر می‌گیرید؛ زمان انجام پروژه Z در این روش به نظر شما در بهترین حالت طی ۲ روز، در بدترین حالت طی یک هفته و در محتمل‌ترین حالت طی ۵ روز انجام می‌پذیرد.

نکاتی که باید هنگام برآورد زمان انجام پروژه در نظر گرفت

• به جای برآورد زمان کل پروژه، زمان مورد نیاز برای هر بخش از پروژه را تخمین بزنید. به عبارت ساده‌تر، کیک بزرگ پروژه را به چند تکه کوچک و کوچک‌تر تقسیم کنید تا هضم کردن آن آسان و لذت‌بخش باشد.
• سطح و میزان جزئیاتی که باید در حین تخمین زمان در نظر بگیرید، به شرایط پروژه بستگی دارد.
• تمامی مفروضات، استثناها و محدودیت‌های مربوط به پروژه و نیروهای تیم را فهرست کنید تا غافل‌گیر نشوید.
• تمامی منابع داده‌هایی که برای انجام پروژه بر آن‌ها تکیه می‌کنید را یادداشت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا در زمانی که به دلیل تغییر شرایط دچار چالش می‌شوید، بتوانید از آن‌ها به‌راحتی عبور کنید.
• فرض کنید که منابع شما فقط در ۸۰ درصد مواقع مثمر ثمر خواهند بود؛ برای ۲۰ درصد بعدی هم فکر کنید. شما می‌توانید برای خاطرجمع شدن، جلسات به‌موقعی را برای رویدادهای غیرمنتظره مثل بیماری، خرابی تجهیزات، حوادث و شرایط اضطراری برگزار کنید.
• اگر افرادی را در تیم خود دارید که به‌صورت پاره‎وقت روی پروژه شما کار می‌کنند، فراموش نکنید که ممکن است با جابه‌جایی نقش و وظایف این افراد، زمان انجام پروژه دچار اختلال شود.
• به یاد داشته باشید که اکثر افراد بیش از اندازه خوش‌بین هستند و ممکن است، نسبت به زمانی که برایشان در نظر می‌گیرید، بی‌توجه باشند؛ همیشه یک پلن B داشته باشید تا غافل‌گیر نشوید.

جمع بندی

تمام فریلنسرهایی که وظایف سنگین‌تری را برعهده می‌گیرند و نقش مدیر محتوا یا مدیر پروژه را می‌پذیرند، با مفهوم ددلاین یا زمان انجام پروژه آشنایی دارند. اگر شما هم از همین دسته فریلنسرها هستید، باید با این موضوع بسیار حساس که اساس انجام شدن پروژه‌های مختلف را تشکیل می‌دهد، آشنا شوید. اگر هم هنوز وارد دنیای فریلنسری نشده‌اید و می‌خواهید بیشتر بدانید فریلنسر کیست، می‌توانید در بلاگ ما در این رابطه مطالعه کنید.

در این مقاله به‌صورت اختصاصی به سراغ تعریف و بررسی اهمیت برآورد زمان پروژه رفتیم و برخی روش‌ها و نکات سرنوشت‌ساز پروژه‌های مختلف را زیر ذره‌بین قرار دادیم. شما به‌عنوان یک فریلنسر می‌توانید روی قابلیت‌ها و ظرفیت مجموعه پونیشا حساب باز کنید و با حضور در آن به کسب درآمد و دریافت پروژه‌های مختلف مشغول شوید. پونیشا بازار رقابتی پویا و فعالی را برای فریلنسرها فراهم کرده است و بهترین مکان برای فعالیت افراد متخصص و ماهر است. همین حالا حساب خودتان را ایجاد کنید و با برآورد زمان انجام پروژه، در دنیای فریلنسری تخت‌گاز بتازید!