چگونه چند پروژه را در کنار هم مدیریت کنیم؟

این جزو قوانین اساسی مورفی در دنیای فریلنسری است: «یا هیچ کاری برای انجام دادن ندارید، یا چندین کار را باید همزمان انجام دهید.» بنابراین در زمان‌هایی که مجبورید چندین پروژه ‌را همزمان در کنار هم پیش ببرید، مدیریت این پروژه‌ها اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند. اما فریلنسری چیست و فریلنسر کیست؟

فریلنسر‌ها عموما خود را آقای خودشان می‌دانند! در واقع این نوع از نیروهای کار که فریلنسر یا آزادکار نامیده می‌شوند، معمولا هر زمان که بخواهند و از هرکجا که بخواهند کار می‌کنند و وابسته به شرکت یا ارگان خاصی نیستند، بلکه با توجه به پروژه می‌توانند کارفرماهای متعدد و مختلفی داشته باشند. مدیریت هر پروژه به تنهایی کار سخت و دشواری است و برای حرفه‌ای شدن در این مسیر، می‌بایست راه‌کار‌های مدیریت پروژه را بشناسید. در ادامه چند نمونه از این راه‌کار‌ها را برایتان بازگو می‌کنیم. پس همراه ما باشید.

راهکارهای طلایی برای مدیریت چند پروژه به صورت همزمان

در دنیای کسب‌وکار امروزی، انجام دادن چندکار به شکل همزمان، به امری عادی بدل شده و داشتن این توانایی هر روز مهم‌تر می‌شود. بنابراین به عنوان نیروی کار عادی، دورکار و یا فریلنسر باید توانایی مدیریت همزمان چند پروژه را در خود ایجاد کرده و پرورش دهید. نکاتی در ادامه به آنها اشاره می‌شود به شما در کسب این توانایی کمک خواهند کرد:

حواس‌پرتی را به حداقل برسانید

هسته اصلی توانایی مدیریت همزمان چند پروژه، استفاده بهینه از زمان است. بنابراین باید تلاش کنید تا جایی که می‌توانید، عوامل حواس‌پرتی یا اتلاف زمان را از بین ببرید. موارد زیر، معمول‌ترین روش‌ها برای برطرف کردن حواس‌پرتی در طول زمان کاری هستند:

• ایمیل‌‌های غیرکاری را نادیده بگیرید
• جلسات غیراستراتژیک، بی‌اهمیت و کم‌اهمیت را حذف کنید
• مکالمات غیرضروری خود را به حداقل برسانید
• تا جای ممکن تعداد کارهایی را که انجام آن‌ها فقط یکبار به درد می‌خورد، محدود کنید

توجه کنید که استفاده بهینه از زمان به معنای بی‌وقفه کار کردن نیست، بلکه برای مدیریت زمان بهتر است در طول ساعت کاری به خودتان استراحت‌های کوتاه بدهید تا سطح انرژی شما به یکباره افت نکند و کارایی شما در طولانی مدت حفظ شود. نرم‌افزارهای مدیریت زمان کار برای زمان‌بندی و بهینه‌سازی ساعات کاری به کمک شما خواهند آمد.

کارهای خود را اولویت بندی کنید

گاهی اوقات با وجود تمام سرعت و تلاشی که صرف انجام امور کرده‌اید، باز هم این احساس را دارید که از کارها عقب هستید و یک جای کار می‌لنگد. اینجا مساله اولویت مطرح می‌شود. بدون آگاهی از اهمیت کارها و مشخص نبودن لیست ترتیب انجام وظایف، هرچقدر هم که پشتکار داشته باشید، باز هم از زمان‌بندی پروژه‌ها عقب می‌مانید. تشخیص اینکه واقعا کدام کار مهم‌تر است، به ویژه زمانی که به صورت گروهی کار می‌کنید بیشتر مشخص می‌شود.

وقتی چند پروژه را با هم در دست دارید و حجم کارها بسیار بالاست، انجام وظایف بدون اولویت‌بندی غیرقابل تصور است. البته این را هم باید در نظر داشته باشید که بسیاری از پروژه‌ها دائما تغییر می‌کنند و اولویت‌ها هم به تبع آن عوض خواهند شد. اما حتما و حتما جدول اولویت‌بندی خود را به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه مشخص کرده و تنها در صورت لزوم تغییرات را اعمال کنید.

پروژه‌ها را بر اساس انعطاف‌ پذیری، طبقه بندی کنید

پروژه‌هایی که با آن سروکار دارید عموما به دو صورت هستند. برخی از تاریخ‌های تحویل کار از سوی سفارش‌دهنده غیرقابل تغییر بوده و شما باید در زمان مقرر آنها را تحویل دهید، اما در مورد برخی پروژه‌های دیگر ممکن است کمی دست‌تان بازتر باشد.

پس بهتر است مشخص کنید که هر یک از وظایفتان به کدام طبقه تعلق دارند به این ترتیب کارها با راحتی و انعطاف بیشتری انجام می‌شوند و می‌توانید روی کارهای اضطراری تمرکز کنید و در وهله بعد به سراغ کارهایی بروید که وقت بیشتری برای انجام آنها دارید. با کمک گرفتن از قابلیت انعطاف‌پذیری می‌توانید به صورت همزمان روی چند پروژه کار کنید.

نرم‌افزارهای کاربردی را یاد بگیرید

فرق یک راننده مسابقه با راننده‌های معمولی در استفاده بهتر و بهینه‌تر از امکانات یا همان اتومبیل و جاده است. آن‌ها نسبت به رانندگان معمولی بهتر گاز می‌دهند، به موقع ترمز می‌کنند و سر وقت دنده تعویض می‌کنند و بهینه‌تر از تمامی امکانات جاده استفاده می‌کنند. نرم‌افزارها پا به دنیای ما گذاشتند تا روند انجام امور را سریع‌تر کنند.

پس برای اینکه روند انجام کارها، وظایف و مدیریت چندین پروژه همزمان را با نرم‌افزارها بهینه‌تر و سریع‌تر کنید، نیاز دارید تا مانند یک راننده مسابقه به شکلی تمام و کمال با امکانات نرم‌افزارهایی که برای انجام پروژه از آن‌ها استفاده می‌کنید آشنا باشید، کلیدها و راه‌های میانبر را به خوبی بشناسید و راه‌های کوتاه‌تر کردن کارها را بدانید.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را جدی بگیرید

نرم افزار مدیریت پروژه یک ابزار راحت برای تخمین زمان پیاده سازی و کامل شدن تمامی فعالیت‌های پروژه‌ها است. همچنین وقتی که چند پروژه همزمان در دست داشته باشید، این نرم‌افزارها مشخص می‌کنند که بهتر است ابتدا سراغ کدام‌ پروژه بروید و روی چه پروژه‌ای بیشتر هزینه کنید. این نرم‌افزارها به شما در مدیریت مواردی همچون ارزیابی، طرح‌ریزی، زمانبندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع و… که در همه‌ی پروژه‌ها معمول هستند، کمک می‌کنند.

همچنین این نرم‌افزارها می‌توانند به عنوان پلی ارتباطی میان پروژه‌های مختلف عمل کنند و هر زمان که شرایط حادی پیش بیاید به شما هشدار دهند. مدارک، فایل‌ها و تمامی نیازمندی‌ها یک‌جا در دسترس خواهند بود، دسترسی افراد به دیتاها و اطلاعات کنترل می‌شود و میزان پیشرفت پروژه‌ها به صورت آماری قابل مشاهده و ارزیابی است. ترلو، آسانا و تیم ورک، نمونه‌هایی از این نرم‌افزاهای مدیریت پروژه هستند.

بین کار و زندگی شخصی تعادل برقرار کنید

بدون شک غرق شدن در انبوهی از وظایف، یادداشت‌های مختلف و پروژه‌های گوناگون نه برای شما و نه برای خانواده‌تان رضایت‌بخش نیست. فدا کردن کار برای زندگی و بالعکس زندگی برای کار، هر دو به یک اندازه اشتباه است. تعادل کار و زندگی تلاشی آگاهانه است برای جدا کردن زندگی کاری از زندگی شخصی؛ به این معنی که نباید اجازه دهید شغل و حرفه شما در زندگی شخصی‌تان تاثیر بدی بگذارد و به همان مقدار هم نباید اجازه دهید که زندگی شخصی بر مسیر حرفه‌ای کاری شما خدشه‌ای ایجاد کند.

برقراری تعادل بین کار و زندگی شخصی یکی از الزامات افزایش بهره‌وری است و عدم برقراری این تعادل باعث می‌شود که خیلی زود زمانی برای تفریح هم نداشته باشید. تفریح برای هر انسان جنبه‌ای حیاتی دارد. چرا که باعث کاهش فشار روانی، خستگی، بهبود روابط و افزایش سلامتی خواهد شد.

انتظارات هم مدیریت لازم دارند

به این مساله توجه کنید که شما فقط یک سمت ماجرا هستید.  کارفرما، صاحب پروژه و سفارش‌دهنده با سطح بالایی از توقع و انتظار در آن‌سوی این زنجیر قرار دارد. آخرین راهکار در رسیدگی به پروژه‌هایتان، مدیریت توقعات و انتظاراتی است که از شما دارند. گاهی‌اوقات کار و وظایف بسیاری روی سرتان می‌ریزد و میان چند پروژه گرفتار می‌شوید.

زمان‌هایی پیش می‌آید که نمی‌توانید تمام کارهای سفارشی دیگران را انجام دهید. در این مواقع بهتر است با شفافیت تمام، به سفارش‌دهنده یا مدیران بگویید که شما چه زمانی در دسترس هستید و چه وقت قصد دارید پروژه‌ها را به اتمام برسانید.

در مواقعی که با بحران مواجه شدید و اگر به هر دلیلی نتوانستید به تعهدات خود پایبند باشید، باید این موضوع را هرچه سریع‌تر به اطلاع افراد ذی‌نفع برسانید و زمان تخمینی جبران مافات و پایان پروژه‌هایشان را اطلاع دهید. این رفتار باعث می‌شود که سفارش‌دهنده‌ها هم شما را درک کنند، در حلقه ارتباطی با شما باقی بمانند و درعین‌حال، بدانند که چه توقع و انتظاراتی باید از شما داشته باشند.

کلام آخر

گرفتن پروژه و موفقیت در انجام آن‌ها برای هر فریلنسری مهم است و با گرفتن پروژه‌های متعدد و همزمان، میزان این اهمیت افزایش می‌یابد. اولویت‌بندی کارها، بالا بردن تمرکز، استفاده بهینه و تقسیم‌بندی مناسب زمان، داشتن انعطاف‌پذیری، ارزیابی مرتب پیشرفت کارها، توجه به مراحل مختلف پروژه‌های کاری، کمک گرفتن از دیگران، بررسی مرتب حجم کارها، ایجاد نظم و ترتیب با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، رفتار حرفه‌ای و مدیریت انتظارات نکاتی است که باعث می‌شود بتوانید پروژه‌های همزمانی را که در پونیشا به انجام آنها متعهد می‌شوید، با موفقیت پشت سر بگذارید.