چگونه هزینه انجام پروژه را پیش بینی کنیم؟
از مزایای فعالیت فریلنسری، امکانات گسترده آن است؛ همیشه یک پروژه جدید در مسیر شما وجود خواهد داشت. شما مهارت‌های خود را در پروژه‌های جدید به کار می‌گیرید، با انواع و اقسام افراد کار می‌کنید و این هیجان‌انگیز است.
همان‌طور که موفق‌تر می‌شوید و شروع به جمع‌آوری کار می‌کنید، هم‌پوشانی میان پروژه‌ها بیشتر می‌شود و در کنار آن، سختی و چالش‌های پیشبینی هزینه‌ها هم با افزایش روبه‌رو خواهد بود؛ اما سوال آن است که چگونه چند پروژه را همزمان مدیریت کنیم و برآورد هزینه را به چه صورت انجام دهیم تا بتوانیم بهترین پیشنهاد قیمت را بدهیم؟
سازماندهی همه‌چیز از پروژه‌های خود و مشتریان گرفته تا زمان شما، کلید یک گردش کار مستقل و حرفه‌ای است. در مقاله پیش رو تمام آن‌چه را که باید برای پیشبینی هزینه پروژه بدانید، خدمت شما ارائه خواهیم داد. پس تا انتهای این مبحث جذاب همراه ما باشید.
فهرست مطالب
اهمیت پیشبینی دقیق هزینه های یک پروژه
برآوردهای دقیق هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت شغل و کلید اجرای موفق پروژه‌هاست. محاسبه و پیشبینی هزینه‌ها نه‌تنها برای برنده‌شدن در کسب‌وکار جدید ضروری است، بلکه بودجه پروژه، برنامه کاری شما، نحوه مدیریت منابع و در نهایت، میزان فاکتور نهایی برای مشتریان را هم تعیین می‌کند.
با این حال، کسب‌وکارها اغلب آن‌چه را که برای تکمیل یک کار لازم است، دست‌کم می‌گیرند و دردسرهای ناشی از هزینه‌های بیش‌ازحد را تجربه می‌کنند؛ کاهش حاشیه سود از دست رفته از جمله این مشکلات خواهد بود.
هدف از برآورد هزینه، پیشبینی مقدار هزینه و قیمت منابع مورد نیاز برای تکمیل یک کار در محدوده پروژه است. برآورد هزینه، برای پیشنهاد پروژه جدید از مشتریان احتمالی و اطلاع‌رسانی فرایند برنامه‌ریزی شغل و بودجه شما استفاده می‌شود.
اما توجه داشته باشید که برآورد هزینه، با تقسیم‌کردن محدوده پروژه به بخش‌های قابل مدیریت و استفاده از تمام اطلاعات موجود مانند تجربه قبلی، مشاغل مشابه و تخصص در صنعت انجام خواهد شد تا هزینه نهایی در دقیق‌ترین پیشبینی به کارفرما ارائه داده شود. در کنار برآورد هزینه‌ها، مدیریت زمان هم بسیار اهمیت دارد؛ اما چگونه زمان پروژه را پیشبینی کنیم؟
این کار لازمه تجربه و پرس‌وجوی بسیار است. همچنین استفاده از نرم‌افزارها برای مدیریت و ردیابی پروژه‌های خود، به شما این امکان را می‌دهد که به‌طور خودکار با استفاده از داده‌های موجود، هزینه‌های پروژه را پیشبینی کنید و زمان تقریبی آن را تخمین بزنید.
پیشبینی هزینه‌ها اغلب در ابتدای پروژه‌های جدید با هدف دستیابی به برآورد هزینه اصلی انجام می‌شود؛ اما باید به‌طور مکرر بررسی شده و با در دسترس قرارگرفتن اطلاعات جدید یا تغییر شرایط، به‌روز شود.
روش های موثر در پیش بینی هزینه های یک پروژه
این قسمت را به فریلنسرهایی اختصاص می‌دهیم که نمی‌دانند چگونه خدمات خود را قیمت‌گذاری کنند؛ به‌ویژه، برای آن دسته از مبتدیانی که به‌دنبال ایجاد یک شغل آزاد تمام‌وقت در آینده نزدیک هستند. اما قبل از ادامه، ابتدا باید بدانید که فریلنسر کیست؟ در پونیشا بلاگ، این موضوع را به طور مفصل توضیح داده‌ایم.
شما اولین مشتری خود را به‌عنوان فرصتی برای ساختن آینده می‌بینید و نگران آن هستید که با اشتباه در قیمت‌گذاری، این فرصت خود را از دست دهید. در ادامه، ۴ روش متداول قیمت‌گذاری از جمله جستجو کردن در اینترنت، قیمت‌گذاری بر اساس هزینه‌های شخصی، قیمت‌گذاری بر اساس ارزش و قیمت‌گذاری بر اساس گزارش‌های زمانی را به تفصیل توضیح خواهیم داد.
در اینترنت جستجو کنید
برای شروع قیمت‌گذاری پروژه‌ها، می‌توانید در اینترنت پروژه‌های مشابه را جستجو کرده و قیمت‌های متداول آن را کپی کنید. خوب است از افرادی که پیش از شما در این زمینه فعالیت داشته‌اند نیز پرس‌وجو کنید؛ ما گروه‌های لینکدین را به شما توصیه می‌کنیم. در لینکدین، فریلنسرهای فعال را پیدا کنید و به آن‌ها پیام دهید. از آن‌ها بپرسید چگونه روی قیمت‌گذاری خود تصمیم گرفته‌اند و هزینه‌های پیشنهادی آن‌ها چقدر بوده است؟
هزینه ها را محاسبه کنید
این روش به زمان بیشتری نیاز دارد. با محاسبه هزینه‌های زندگی، ساعاتی که پیشبینی می‌کنید کار کنید و چند معیار ساده دیگر، می‌توانید به یک عدد نهایی دست پیدا کنید که می‌تواند قیمت پایه شما باشد.
در ابتدای کار شاید از ساعات مورد نیاز پروژه‌ها اطلاعی نداشته باشید؛ اما با افزایش تجربه، می‌توانید زمان کافی را تخمین بزنید و پروژه‌های خود را به زمان ددلاین برسانید. اگر نمی‌دانید ددلاین چیست، بهتر است ابتدا با مفهوم ددلاین آشنا شوید.
از گزارش های زمانی استفاده کنید
در این روش از محاسبه هزینه‌های پروژه، می‌توانید به‌ازای هر ساعت کاری، هزینه‌ای را مد نظر قرار دهید و در نهایت با محاسبه زمان لازم برای انجام پروژه، قیمت پیشنهادی خود را ارائه دهید. برای محاسبه زمان انجام پروژه، می‌توانید از نرم‌افزارهای بسیاری استفاده کرده و در نهایت، زمان مورد نیاز و همچنین قیمت پروژه را پیشبینی کنید.
بر اساس ارزش پروژه قیمت را انتخاب کنید
قیمت‌گذاری مبتنی بر ارزش در معنای لغوی به قیمت‌گذاری بر اساس مزایای محصول برای مشتری تعبیر می‌شود؛ بنابراین دریابید که مشتری و کارفرما از کار شما چه‌چیزی به‌دست خواهند آورد و در مقابل آن، هزینه‌های پیشنهادی خود را ارائه کنید.
توجه داشته باشید که برای توجیه قیمت‌گذاری خود، باید از استدلال‌های منطقی و درست استفاده کنید تا تاثیرگذاری دلخواه خود را به‌دست آورید.
مهم‌ترین نکات در قیمت گذاری پروژه ها
به‌طور خاص، بسیاری از افرادی که به‌صورت فریلنسری فعال هستند، با قیمت‌گذاری در پروژه‌ها مشکل دارند و آن را چالشی بزرگ در مقابل خود می‌دانند. بسیاری نیز برای کار خود قیمت کمتری معین می‌کنند و آن‌چه را که به‌درستی استحقاق آن را دارند، به‌دست نمی‌آورند؛ چراکه نمی‌خواهند پروژه‌ای را از دست دهند و به قیمتی بسیار پایین و کم‌ارزش راضی به انجام آن خواهند شد.
در ادامه این مطلب، ۵ عامل داخلی که درهنگام قیمت‌گذاری بر یک پروژه تاثیر فراوان دارند را بررسی خواهیم کرد تا چالش‌های پیش روی شما را محدود و رفع کنیم. ۵ عامل داخلی که باید هنگام قیمت‌گذاری پروژه طراحی خود در نظر بگیرید و سؤالاتی که برای تعیین هزینه‌های پروژه باید از خود بپرسید، عبارتند از:
تخصص
پیش از همه، باید این را در نظر بگیرید که آیا شما تخصص لازم برای انجام پروژه را دارید که به شما امکان شروع سریع پروژه را بدهد یا قبل از شروع آن، نیاز به آموزش و تحقیق است؟ آیا نیاز به یادگیری مهارت‌های جدید را دارید یا باید به‌طور بالقوه شخصی را استخدام کنید تا به شما در انجام آن کمک کند؟
یادگیری مهارت‌های لازم برای انجام یک پروژه، لازمه صرف زمان و هزینه‌های بسیاری است که باید در برآورد هزینه دخیل شوند.
دستیاران
آیا خودتان به تنهایی کار را انجام خواهید داد یا شخص دیگری را در مسیر انجام پروژه در کنار خود خواهید داشت؟ هزینه‌های مورد نیاز برای دستیاران خود را هم باید مد نظر قرار دهید.
برنامه ریزی زمانی
انجام پروژه چقدر زمان می‌برد؟ آیا شما یا تیم‌تان زمان کافی برای تکمیل آن را خواهید داشت یا باید افراد تیم خود را افزایش دهید؟ همچنین ممکن است برای انجام پروژه مجبور به از دست دادن پروژه دیگری شوید؛ به‌همین منظور، باید هزینه‌های لازم برای استخدام و همچنین رها کردن دیگر پروژه‌ها را برآورد کنید.
کیفیت کار
انتظارات مشتری و کارفرما از پروژه چیست؟ آیا قبلا چنین پروژه‌ای را قبول کرده‌اید و آن را به سرانجام رسانده‌اید؟ اگر اطمینان دارید که به هر نحوی می‌توانید انتظارات کارفرما را برآورده کنید و پروژه را در بهترین حالت به پایان برسانید، قیمت پیشنهادی خود را ارائه دهید.
جریان نقدی
برای تکمیل پروژه به چه مقدار پول نیاز دارید؟ میزان هزینه‌های نقدی یا چک‌های بانکی را بررسی کنید و آگاه شوید که با چه الزامات مالی و تعهداتی از آن روبه‌رو خواهید شد.
در ادامه، به ۵ عامل خارجی که باید هنگام قیمت‌گذاری پروژه خود در نظر داشته باشید و سوالاتی که باید در مورد کارفرما بدانید تا هزینه‌های معینی را برآورد کنید، اشاره خواهیم کرد.
محدوده کار
شما دقیقا چه کاری انجام می‌دهید؟ این به معنای آن است که خدمات شما نیاز به محدوده مکانی خاصی دارد یا تنها به‌صورت فریلنسری کار خواهید کرد؟ با کارفرما در این مورد به توافق برسید و محل انجام کار خود را مشخص کنید. برآورد هزینه فریلنسری با کار حضوری متفاوت خواهد بود.
گستره فعالیت کارفرما
آیا پیش از این، تجربه همکاری با مشتری و کارفرما را داشته‌اید؟ اگر چنین است، آیا آن‌ها تعیین‌کننده محتوای پروژه هستند یا خیر؟ آیا در هر زمانی می‌توانند شما را ملزم به ادیت و تغییر محتوای پروژه کنند؟ همیشه در دسترس هستند یا هماهنگی با آن‌ها لازمه صرف زمان است؟
پاسخ تمامی این سوالات و همچنین گستره فعالیت‌های کارفرما و دخالت آن‌ها در پروژه، برآورد هزینه‌ها را تحت‌تاثیر قرار خواهد داد.
برنامه ریزی دستیاران
آیا باید بر اساس مهلت و تاریخ تحویل پروژه، تعداد دستیاران خود را افزایش دهید؟ انجام پروژه به‌صورت فشرده است؟ با دستیاران خود در مورد هزینه‌های درخواستی صحبت کنید و آن را در هزینه پروژه در نظر بگیرید.
برون سپاری پروژه
آیا خودتان تمام پروژه را انجام می‌دهید یا کار روی قسمتی از پروژه را به شخص دیگری واگذار می‌کنید؟ هزینه‌های برون‌سپاری پروژه متفاوت خواهند بود؛ بنابراین پیش از ارائه نهایی هزینه‌ها با همکاران خود به توافق برسید و برآورد هزینه را انجام دهید.
عرضه و تقاضا
آیا برای انجام پروژه، رقبای بسیاری در میدان هستند یا عرضه تنها در تعدادی محدود انجام می‌شود؟ در مقابل، چه میزان به انجام پروژه مورد نظر نیاز دارید؟ پاسخ تمامی این سوالات در تعیین قیمت پیشنهادی موثر خواهند بود.
سخن پایانی
چرا برآورد دقیق هزینه‌ها برای انجام یک پروژه مهم است؟ مطالعات اخیر نشان داده‌اند که هزینه‌های واقعی به‌طور متوسط ۲۸% بیشتر از هزینه‌های برآورد شده خواهند بود. معمول است که کسب‌وکارها و فریلنسرها به دلیل عواملی مانند عدم مشاهده اطلاعات عملکرد شغلی در پروژه‌های قبلی، اشتیاق برای برنده‌شدن در دریافت پروژه و فشارهای داخلی برای تایید یک پروژه، میزان زمان و منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه را دست‌کم بگیرند.
با توجه به آن‌که برآورد هزینه، پایه و اساس برنامه و بودجه کار را فراهم می‌کند، دقت یک برآورد می‌تواند تعیین کند که آیا پروژه قادر به تحقق اهداف خود است یا خیر؟ در پایان، لازم به ذکر است که اگر فریلنسر هستید، می‌توانید با عضویت در پونیشا به فرصت‌های شغلی بسیاری دست پیدا کنید و با پیشنهاد قیمت‌های منطقی و ارزیابی شده، درآمد خوبی از این راه کسب کنید.