معرفی ۷ تا از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه
مدیریت تیم‌های مختلف در شغل‌های مختلف به این سادگی‌ها هم که فکر می‌کنید نیست. برای این که بین تیم ناهماهنگی ایجاد نشود و مدیر روی تمام تسک‌ها نظارت داشته باشد، از نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین استفاده می‌شود. ابزارهای مدیریت پروژه، از مهم‌ترین عوامل تاثیر‌گذار در کسب و کارهای کوچک و بزرگ هستند که می‌توانند در برنامه‌ریزی مناسب، تعیین وظایف برای افراد مختلف، تعیین زمان پروژه و… نقش بسیار مهمی داشته باشند. در این میان، پرسشی که همیشه وجود دارد این است که چگونه می‌توانیم بهترین نرمافزارهای مدیریت پروژه را پیدا کرده و در نتیجه وظایف خود را به عنوان یک مدیر پروژه به بهترین شکل ممکن انجام دهیم.
هرکدام از این ابزارها مزایا و معایب خاص خود را دارند که برای کارهای مختلف می‌توانند مفید باشند. به همین منظور در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا به معرفی بهترین ابزارهای مدیریت پروژه بپردازیم. اما قبل از هرچیز بهتر است بدانید که چرا به ابزار مدیریت پروژه آنلاین نیاز دارید؟
فهرست مطالب
نرم افزار مدیریت پروژه چه کمکی به شما می کند؟
مدیریت یک پروژه به عنوان یکی از کارهای گسترده و سخت محسوب می‌شود که نیازمند برنامه‌ریزی و تعیین وظایف است. به همین منظور، افرادی که به عنوان مدیر پروژه در نظر گرفته می‌شوند، معمولا چندین وظیفه را به طور همزمان انجام داده و در نتیجه احتمال خطا در عملکرد آن‌ها افزایش پیدا می‌کند. همچنین ممکن است به عنوان یک فریلنسر یا کارمند، مدیریت چند پروژه همزمان، برایتان سخت باشد.
ابزارهای مدیریت پروژه، نرم‌افزار‌هایی هستند که با استفاده از تکنولوژی و برنامه‌ها، نظارت، هماهنگی و کنترل وظایف را برای مدیران یک پروژه و انجام دهندگان آن، آسان‌تر می‌کنند.
از دیگر امکانات این برنامه‌های مدیریتی می‌توان به امکان مشخص کردن وظایف و سپردن آن‌ها به هر کدام از اعضای گروه همراه با تعیین مهلت انجام آن‌ها اشاره کرد. علاوه بر این، در این ابزارها افراد یک تیم می‌توانند با ثبت نظر خود و یا منشن کردن نام کاربران دیگر، به تعامل با یکدیگر بپردازند. از دیگر امکانات این ابزارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعامل و ارتباط مداوم اعضای یک تیم با یکدیگر برای برقراری جریان اطلاعاتی بهتر
- امکان نظارت مستمر و ردیابی دقیق پروژه برای مدیریت دقیق‌تر
- صرفه‌جویی در زمان و بهره‌وری بالاتر برای اعضای یک تیم
- بهبود رضایت مشتری با افزایش کیفیت و کارایی پروژه‌ها
- برنامه‌ریزی بهتر ضمن مشخص شدن اهداف، دامنه و زمان‌بندی پروژه‌ها
بهترین نرمافزارهای مدیریت پروژه در همه کسب و کارها
استفاده از ابزاری که نکات بسیاری شامل مدیریت کارها، زمان‌بندی پروژه و حتی ارتباط میان افراد به صورت آنلاین را فراهم کند، می‌تواند مزایای بسیار زیادی برای شما در مدیریت پروژه به همراه داشته باشد. هرکدام از این برنامه‌ها می‌توانند مزیت خاص خود را داشته باشند. در ادامه ۷ مورد از بهترین نرمافزارهای مدیریت پروژه را به شما معرفی می‌کنیم.
ترلو (Trello)
ترلو به عنوان یکی از بهترین ابزارهای ساده و کاربردی شناخته می‌شود که طرفداران بسیار زیادی را در بسیاری کشور‌ها، مخصوصا ایران، به خود اختصاص داده است. به همین منظور با استفاده از ترلو، سیستمی ساده به منظور نظارت بر تمام جنبه‌های کاری در اختیار شما قرار می‌گیرد و با امکان ایجاد برد‌های گوناگون برای کارهای مختلف، می‌توانید وظایف و اهداف هر گروه را تعریف کرده و به راحتی دسته‌بندی کنید. معمولا عنوان برد‌ها معادل حالت Status کارها است. برای مثال شما می‌توانید کارت‌ها در هر یک از برد‌های (در حال انجام)، (در حال بازبینی) و یا (آرشیو) تنها با Drag & Drop جابه‌جا کنید. علاوه بر این نیز می‌توانید با قرار دادن برچسب روی هر کدام از کارت‌ها، ویژگی وظایف (مانند ضروری یا بسیار سخت) را مشخص کنید.
سادگی در مدیریت وظایف با استفاده از ترلو باعث شده تا این نرم‌افزار به عنوان یکی از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه شناخته شود و در بسیاری از شرکت‌ها از جمله پونیشا برای مدیریت تیم محتوا مورد استفاده قرار گیرد. همچنین این برنامه چند نمونه از ابزارهای کمکی را با عنوان Power-Up در اختیار کاربران خود قرار داده است تا انجام کارها به ساده‌ترین حالت ممکن فراهم شود. Power-Up معمولا شامل ابزارهای کاربردی بسیار زیادی است. مثلا امکان ادغام با گوگل درایو و یا نمایش وظایف روی تقویم. توجه داشته باشید که استفاده از نسخه اولیه نرم‌افزار Trello رایگان است اما شما می‌توانید با پرداخت داخل برنامه از ویژگی‌های بیشتری همچون اتوماسیون، ادغام وظایف و انواع مختلفی از پشتیبانی‌ها بهره‌مند شوید.
از دیگر ویژگی‌ها و امکانات نرم‌افزار ترلو می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد چندین برد به صورت همزمان برای ایجاد فهرست و کارهای مختلف
- امکان وارد کردن اعضا، نکته‌ها، توضیحات و فهرست‌های کنترل
- مشخص کردن زمان انجام کارها و یاد‌آوری برای شروع هر کار
- ایجاد برچسب برای سازماندهی دقیق کارت‌ها
- امکان استفاده به صورت همزمان در کامپیوتر و موبایل
- اجازه مشاهده فعالیت‌های تیم توسط اعضا و انجمن‌ها
- اجازه ورود اعضا با حساب کاربری گوگل
- رابط کاربری زیبا
- امکان بارگذاری انواع فایل
- امکان نوشتن دسکریپشن و یا منشن
- و…
با وجود این که این ترلو در حال حاضر با استفاده از آی پی ایران باز نمی‌شود و به فیلتر شکن نیاز دارد، اما هنوز در بسیاری از کسب و کارها و پروژه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.
میستر تسک (Meister Task)
یکی دیگر از ابزارهای رایگان و کاربردی، میستر تسک است که در مقیاس جهانی، مورد استفاده تیم‌های بسیاری قرار می‌گیرد. این ابزار همانند ترلو، ضمن برخورداری از ظاهر و کار‌کرد ساده خود، به راحتی وظایف را در قالب کارت‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد. علاوه بر این، این نرم‌افزار قابلیت ارتباط تیمی بسیار پیشرفته‌ای را برای کاربران در تیم‌های متفاوت از جمله حوزه دیجیتال مارکتینگ امکان‌پذیر می‌کند. این اپلیکیشن امکان مشاهده فوری نمای کلی کارها را فراهم می‌کند که در آن پروژه‌های فعال، کارهای باز و اعلان‌های ارسالی از اعضای یک تیم به راحتی قابل مشاهده است.
در کنار این قابلیت‌ها، ظاهر این برنامه نیز تنظیم شدنی است و می‌توانید از رنگ‌ها و تصویر‌های گوناگونی برای این نرم‌افزار استفاده کنید. برخی دیگر از ویژگی‌های میستر تسک شامل موارد زیر می‌شود:
- امکان ایجاد چندین پروژه به صورت همزمان
- انتقال فایل از کامپیوتر به ابزار
- امکان انتقال کارت‌ها در تخته‌های گوناگون
- تعیین زمان تحویل کار
- امکان لایک کردن و مشاهده کارت‌های خاص
- و…
این برنامه روی تلفن همراه نیز قابل نصب است. شما می‌توانید این ابزار کاربردی را برای پروژه‌ها و تیم‌های خود استفاده کنید. همچنین با بهره‌مندی از نسخه پولی آن می‌توانید از فایل‌های حجیم‌تر در آن استفاده کنید.
جیرا (Jira)
نرم‌افزار جیرا به طور حتم یکی از بهترین و معتبر‌ترین برنامه‌ها در حوزه مدیریت پروژه و مدیریت وظایف است که توسط کسب و کارها و شرکت‌های زیادی برای مدیریت تیم فنی و پروژه‌ها استفاده می‌شود. یکی از مهم‌ترین دلایل محبوبیت این برنامهT پشتیبانی از زبان فارسی در آن است که مورد توجه بسیاری از کسب و کارهای کوچک و بزرگ در ایران و دیگر کشور‌ها قرار گرفته است.
امکان یکپارچهسازی فرآیند‌ها در برنامه جیرا باعث شده تا مدیریت تمامی کارها و وظایف برای افراد آسان‌تر انجام شود. در اینجا به چند مورد از کاربرد‌های جیرا می‌پردازیم:
- مدیریت وظایف و سفارشی سازی آن‌ها با هر پروژه
- امکان تهیه گزارش به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالیانه
- برقراری ارتباط با مشتریان از طریق درخواست‌ها، پیگیری و…
- برخورداری از تقویم شمسی و متناسب با کاربران ایرانی
تیم فنی پونیشا نیز از این ابزار برای مدیریت پروژه‌های تیم فنی استفاده می‌کند. علاوه بر تمام مزایای گفته شده از برنامه جیرا، رابط کاربری آسان آن نیز برای همه افراد لذت بخش خواهد بود.
آسانا (Asana)
آسانا یکی دیگر از شناخته شده‌ترین ابزارها است که میلیون‌ها نفر در بیش از ۱۹۲ کشور از آن استفاده می‌کنند. یکی از مهم‌ترین دلایل محبوبیت این ابزار را می‌توان در قدرت این نرم‌افزار و آسان بودن کار با آن دانست.
به همین منظور افراد می‌توانند پروژه‌ها و کارهای درون تیمی را به راحتی با آسانا مدیریت کرده و از بهترین امکانات آن بهره‌مند شوند. با استفاده از این برنامه، فهرست وظایف کاری تهیه می‌شود و طبق نظرتان می‌توانید آن‌ها را تغییر دهید. علاوه بر این، آسانا به خوبی با سایر برنامه‌ها همانند Dropbox، Slack، Outplanr، Google Calendar و… لینک می‌شود. در ادامه به برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های این برنامه اشاره می‌کنیم:
- امکان مدیریت ارتباط با مشتری
- مدیریت اسناد
- بررسی و تعیین زمان‌بندی و هزینه ها
- امکان برخورداری و لینک شدن با ابزارهای کمکی
- مدیریت مجموعه پروژه‌ها
تسکولو (Taskulu)
نرم‌افزار تسکولو، یک ابزار ایرانی و یکی دیگر از کاربردی‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه برای کسب و کارها و تیم‌های دیجیتال مارکتینگ است که همزمان امکان مدیریت، پیگیری زمان کاری و تماس ویدئویی را در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد. این برنامه با امکان مدیریت همه منابع در یک مکان مشخص، موجب پیشگیری از تجزیه منابع و برطرف کردن مشکلات مدیریت تیم‌های بزرگ می‌شود. دیگر قابلیت‌ها و مزایای تسکولو شامل موارد زیر است:
- امکان برنامه‌ریزی و کنترل همزمان همه منابع
- برخورداری از گزینه‌های “نقش‌ها” و “مجوز‌ها” برای ارتباط بیشتر همه افراد درگیر یک پروژه در کارها، فایل‌ها، پروژه‌ها و…
- بستری ایده‌آل برای مدیریت پروژه‌ها، پیگیری و برقراری ارتباط در پروژه‌های بزرگ و کوچک
- رابط کاربری آسان
- مشخص کردن زمان انجام کار
رایک (Wrike)
Wrike یک برنامه مبتنی بر حافظه ابری است که برنامه‌ریزی برای پروژه‌های مختلف از جمله پروژه‌های تولید محتوا را به راحتی برای شما امکان‌پذیر می‌کند. با wrike می‌توانید کارهای تیمی را تسهیل کرده، ددلاین‌ها را زیر نظر بگیرید و به راحتی به تمام اعضای تیم متصل شده و همکاری داشته باشید. همچنین در این نرم‌افزار بسیاری از ویژگی‌های پیشرفته مثل مدیریت وظایف افراد مختلف در تیم، نمودار‌های گانت چارت، صفحه خبر‌رسانی به‌روز و بسیاری از قابلیت‌های دیگر نیز در دسترس شما قرار می‌گیرد تا بتوانید وظایف مهم‌تر را در الویت قرار داده و نسبت به ددلاین‌ها به خوبی عمل کنید. علاوه بر این ویژگی‌ها، در Wrike گزینه‌های بسیاری برای یکپارچهسازی وجود دارد که این نرم‌افزار را به یکی از مناسب‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه تبدیل کرده است.
نرم‌افزار wrike ضمن داشتن یک نسخه رایگان، قابلیت‌هایی محدود را برای حد‌اکثر ۵ کاربر امکان‌پذیر می‌کند. اما نسخه غیر‌رایگان این برنامه از ۹.۸۰ دلار در ماه به ازای هر کاربر شروع می‌شود و طرح کامل‌تر را با قیمت ۲۴.۸۰ دلار در ماه برای کاربران ارا‌ئه می‌دهد که شامل ویژگی‌های بیشتری مانند گانت چارت‌ها، پایش زمان، وظایف جزئی و گردش کارها می‌شود.
تیم ورک (Team Work)
تیم ورک از دیگر ابزارهای مدیریت پروژه است که امکانات منحصر به فردی در اختیار افراد قرار می‌دهد. در ابتدا توجه داشته باشید که پنل کاری تیم با توجه به اسم و لوگوی شرکت یا تیم مورد نظر، قابل شخصی‌سازی خواهد بود. از دیگر نقاط قوت این نرم‌افزار، بخش ارتباطی آن است که قابلیت‌های بسیار زیادی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
شما می‌توانید با استفاده از تیم ورک، جواب یک کامنت و یا پیام هم تیمی خود را با ایمیل بدهید تا مطمئن شوید که پیام شما دیده می‌شود. از دیگر مزیت‌های کلیدی این برنامه، داشتن تایمر درونی است که به بالا رفتن شفافیت در بین اعضای تیم (از لحاظ ساعت کاری پروژه) کمک بسیاری می‌کند. از دیگر قابلیت‌های این برنامه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تهیه گزارش کار و پیگیری زمان فعالیت کاربران
- قابلیت سفارشی سازی پروژه‌ها
- امکان برنامه ریزی پروژه و برخورداری از نمودار‌های گانت
- دارای فهرست task به همراه تکالیف فرعی
- قابلیت صدور مجوز برای کاربران
سخن پایانی
امروزه با توجه به گسترده‌تر شدن کارها و نیازمند بودن پروژه‌ها به نظارت همه جانبه بر فعالیت‌های افراد یک تیم، ابزارهای مدیریتی بسیار زیادی طراحی شده‌اند. شما می‌توانید با استفاده از این برنامه‌های کاربردی، به خوبی وظایف یک پروژه مانند تولید محتوا را زمان‌بندی کرده و بر چگونگی انجام آن‌ها نظارت داشته باشید. در این مطلب نکاتی را توضیح دادیم که می‌توانید با استفاده از آن‌ها بهترین ابزاری که در زمینه مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند را انتخاب کنید.
ممنون از پست مفیدتون.