پروپوزال چیست و چه تاثیری در کسب و کار دارد؟
هر پیشنهاد تجاری یک هدف اصلی در پیش دارد. جلب توجه مشتریان، صاحبان کسبوکار و مخاطبان شما، اصلی‌ترین هدف در نگارش یک پروپوزال (Business Proposal) یا پیشنهاد تجاری است. ممکن است تنها یک فرصت عالی پیش روی خود داشه باشید؛ بنابراین مطمئن شوید که پیشنهاد شما در بهترین حالت و با دقیق‌ترین اطلاعات ارائه خواهد شد.
پروپوزال شما باید به‌طور موثر توضیح دهد که چه کاری می‌توانید برای یک مشتری یا فرد صاحب کسبوکار انجام دهید، چگونه آن را انجام خواهید داد و در پایان، خدمات شما چه هزینه‌هایی در بر خواهد داشت. این ارائه باید در قالبی انجام شود که از نظر بصری جذاب بوده و همچنین به روانی و سادگی قابل پیمایش باشد.
طراحی پروپوزال قوی می‌تواند ارزش پیشنهادی شما را مشخص کند و شرکت یا سازمان دیگری را متقاعد کند که آیا باید شما را برای مشارکت در کسبوکار انتخاب کند یا ارزش آن را نخواهد داشت. در اینجا، ما نگاهی به چیستی پروپوزال و انواع مختلف پروپوزال‌ها می‌‌اندازیم و درنهایت، چگونگی طراحی آن و مهم‌ترین اصول و نکات کار را مطرح خواهیم کرد.
فهرست مطالب
پروپوزال چیست؟
پروپوزال تجاری یک سند رسمی است که توسط یک شرکت یا یک فرد ایجاد می‌شود و در نهایت با هدف تضمین یک توافق تجاری در اختیار مشتری بالقوه قرار می‌گیرد.
این یک تصور اشتباه است که پروپوزال تجاری و طرح‌های تجاری یکسان هستند؛ هدف از ارائه پروپوزال تجاری، فروش محصول یا خدمات شماست و زمانی که هدف، از فروش محصول و خدمات به فروش خود کسبوکار تغییر یابد، با نام طرح تجاری مواجه خواهید شد.
به‌طور کلی، پروپوزال تجاری کمک‌کننده‌ای برای یافتن مشتریان یا سرمایه‌گذاران است. در واقع به‌جای آن‌که در جستجوی سرمایه‌گذاران برای تامین مالی کسبوکارتان باشید، تنها کافی است یک پروپوزال تجاری کامل ارائه دهید تا سرمایه‌گذاران به سوی شما جذب شوند.
دلایل ضرورت پروپوزال نویسی در تجارت
نوشتن یک پروپوزال تجاری به شما کمک می‌کند تا در مورد موضوعاتی مانند جریان نقدی، بازاریابی و پرسنل تصمیمات مهمی بگیرید. داشتن اهداف و مقاصد کاملا مشخص، این امکان را برای شما فراهم می‌کند که عملکرد کسبوکار را زیر نظر داشته باشید و در عین حرکت رو به جلو، برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهید.
هدف از یک پروپوزال تجاری این است که خواننده را متقاعد کنید دنیا را به همان شکلی که شما می‌بینید، ببیند. به‌طور کلی، هدف اصلی هنگام نوشتن یک پروپوزال تجاری، این است که خواننده را برای خلق یک تغییر چشم‌گیر و جامه‌ی عمل بستن به چند ایده عالی، متقاعد کنید.
با این حال، باید توجه داشته باشید که خلق یک پروپوزال حرفه‌ای، لازمه چندین مهارت است و در هنگام طراحی آن باید از برنامه‌هایی همچون پاورپوینت و … کمک بگیرید. درصورت عدم مهارت یا کمبود زمان، خوب است انجام پروژه پاورپوینت و دیگر برنامه‌ها را به عهده فردی متخصص بسپارید و با استخدام گرافیست، سطح کیفیت پروپوزال مورد نیاز خود را ارتقا دهید.
یکی از مهم‌ترین اهداف پروپوزال تجاری، این است که به تصمیم‌گیرندگان اجازه دهد تا فروشندگان (شما و رقبایتان) را به‌طور دقیق‌تری مقایسه کنند. با ارائه یک پروپوزال، تصمیم‌گیرندگان می‌توانند قیمت‌ها، فرایندها و نتایج پیش‌بینی‌شده را مقایسه و متناسب با آن اطلاعات دقیق، برای بهترین مشارکت اقدام کنند؛ به همین دلیل است که ارائه یک پروپوزال عالی، جامع و قانع‌کننده از جمله ضرورت‌ها در کسبوکار شما خواهد بود.
پیش‌از نگارش پروپوزال چه مواردی را باید در نظر گرفت؟
۳ اقدام مهم وجود دارند که پیش از آغاز نوشتن یک پروپوزال برای کسبوکار خود باید انجام دهید.
قدم اول: طراحی ایده
حتی بهترین ایده کسبوکار هم ایرادات و نقاط کوری دارد. این امر به معنای بد بودن یک ایده نیست؛ اما هیچ فردی نمی‌تواند تمام جنبه‌هایی که ممکن است مهم باشند را ببیند. به همین دلیل بسیار مهم است که پیش‌از تحقق و شروع، ایده‌های خود را به‌واسطه مشورت با دیگران تایید کنید.
قدم دوم: انجام تحقیقات بازار رقبا
هنگامی‌که شما در حال فروش محصول یا خدماتی هستید، دو بخش عمده وجود دارند که بر موفقیت شما تاثیر می‌گذارند؛ در وهله اول مشتریان و در وهله دوم رقبا قرار دارند. انجام تجزیه‌و‌تحلیل بازار یک امر ضروری است؛ چراکه بینشی از نحوه رقابت در بازار و تعداد شانس موفقیت ارائه می‌دهد که شاید بدون شناخت بازار هرگز به آن توجه نکنید.
قدم سوم: جذب شرکا
تاسیس یک کسبوکار به‌ندرت پیش می‌آید که با تلاش یک نفر انجام شود. یک شریک می‌تواند بسیار ارزشمند باشد. به‌خصوص در اولین مراحل راه‌اندازی کسبوکار، حضور یک شریک می‌تواند تا حدودی دلگرمی و پشتیبانی لازم را فراهم کند. این امر نه‌تنها می‌تواند مسئولیت‌ها و حجم کار را به‌اشتراک بگذارد، بلکه دیدگاه‌های متفاوتی را هم برای گسترش کسبوکار به روی میز خواهد آورد.
آشنایی با مراحل خلق یک پروپوزال
در ادامه به مراحل مهم خلق یک پروپوزال اشاره خواهیم کرد:
با یک صفحه عنوان شروع کنید
در قدم اول، باید برخی اطلاعات اولیه را در صفحه‌ای با نام “صفحه عنوان” به خواننده منتقل کنید. خودتان و کسبوکارتان را معرفی کنید؛ اطمینان حاصل کنید که نام خود، نام شرکت، تاریخی که پروپوزال را ارسال کرده‌اید و نام مشتری یا فردی که پیشنهاد را برای آن ارسال می‌کنید، در این صفحه ابتدایی ذکر شود.
“صفحه عنوان” از مهم‌ترین صفحات یک پروپوزال است؛ چراکه لحن و تعامل حرفه‌ای شما را در نگاه اول به رخ می‌کشد. در خلق این صفحه خوب است از خلاقیت و گرافیک‌های مناسبی بهره گیرید. به‌عنوان مثال، جالب می‌شود اگر برای طراحی “صفحه عنوان” از برنامه پاورپوینت کمک گیرید؛ بااین‌حال، ابتدا باید بدانید پاورپوینت چیست و با نحوه استفاده از آن آشنا شوید.
فهرست مطالب ایجاد کنید
خلق یک ظاهر جامع و گویا در هر زمینه‌ای ارزشمند است و پروپوزال تجاری هم از این قاعده مستثنی نیست. باید موارد داخل پروپوزال را تا حد امکان برای افراد طرف پیشنهاد خود ساده و قابل دسترس کنید که این اقدام با فهرست مطالب شروع می‌شود.
خود را با یک خلاصه شهودی توضیح دهید
خلاصه شهودی دلیل ارسال پروپوزال را توضیح می‌دهد و دلیل آن که چرا شما بهترین گزینه برای آن‌ها هستید را بیان خواهد کرد.
خلاصه پروپوزال شما، مزایای محصولات یا خدمات شما و این‌که چگونه می‌تواند مشکل مشتری بالقوه شما را حل کند، مشخص خواهد کرد؛ بنابراین پس‌از خواندن خلاصه پروپوزال، مشتری بالقوه باید تصویر واضحی از نحوه کمک شما به کسبوکار خود دریافت کند؛ حتی اگر پروپوزال را کامل نخواند.
مشکل یا نیاز مخاطب را بیان کنید
مرحله بعد جایی است که خلاصه‌ای از موضوعات موثر بر ذهن مشتری بالقوه را ارائه می‌دهید. نوشتار در این مرحله، فرصتی را به شما می‌دهد تا به مشتریان خود اثبات کنید که درک روشنی از نیازها و مشکلات آن‌ها دارید و راه‌حل‌های ارائه‌شده خود را بر اساس آن‌ها بنا کرده‌اید.
تحقیق و تفکر انتقادی و دقیق در این مرحله از نکات کلیدی هستند. شما باید با نگاهی جامع به مسائل و چالش‌های مشتری، بهترین راه‌حل‌ها را برای وی ارائه دهید. در این مرحله خوب است نیاز مخاطب را نشانه بگیرید و او را برای مطالعه صفحات بعد آماده کنید.
یک یا چند راه حل پیشنهاد دهید
در این مرحله شما یک استراتژی برای حل مشکل مخاطب و مشتری ارائه می‌دهید. مانند مرحله آخر، در این مرحله هم باید به ویژگی و شخصی‌سازی متمایل شوید. اطمینان حاصل کنید که راه‌حل پیشنهادی شما با نیازهای مشتری هم‌گام باشد تا آن‌ها بدانند که شما این پیشنهاد را به‌طور خاص برای آن‌ها خلق کرده‌اید.
شرایط خود را به اشتراک بگذارید
آیا برای حل مشکل مشتری و کسبوکار آن واجد شرایط هستید؟ چرا باید به شما اعتماد کنند؟ از این بخش برای بیان این موضوع که چرا برای این کار بهترین هستید، استفاده کنید. در این صفحات موفقیت‌های پیشین، هرگونه جوایز و اعتبارنامه‌های مربوطه را برای تقویت اعتبار خود ذکر کنید.
قیمت‌گذاری را به دقت بیان کنید
صفحه قیمت‌گذاری در پروپوزال، جایی است که همه چیز کمی پیچیده می‌شود؛ چراکه نمی‌خواهید محصول خود را کمتر یا بیشتر از ارزش واقعی قیمت‌گذاری کنید. اگر می‌خواهید چند گزینه قیمت‌گذاری در اختیار مشتری خود قرار دهید، بهتر است یک جدول هزینه اختیاری اضافه کنید.
شرایط و ضوابط خود را روشن کنید
در این مرحله از نگارش پروپوزال، باید به جزئیات مربوط به جدول زمانی پروژه، قیمت‌گذاری و برنامه پرداخت بپردازید. اساسا در این صفحات، خلاصه‌ای از آن‌چه شما و مشتری در صورت پذیرش پیشنهاد، باید انجام دهید، ارائه می‌شود؛ بنابراین پیش از ارسال پروپوزال به مشتری، مطمئن شوید که شرایط و ضوابط را با تیم حقوقی خود هماهنگ و بررسی کرده‌اید.
فضایی را برای امضای توافق نامه در نظر بگیرید
یک کادر امضا برای پایان کار مشتری قرار دهید. همچنین در این مرحله باید تمامی سوالات مطرحی از سوی مشتری را به‌طور کامل پاسخ دهید و درصورت درخواست وی برای تفکر و بررسی بیشتر، شرایط را برایش آماده کنید.
نکات تخصصی در نگارش پروپوزال
برخی از مهم‌ترین نکاتی که باید در نگارش پروپوزال رعایت شوند را در ادامه بیان کرده‌ایم.
بازار را بشناسید
با تحقیق در مورد روندهای بازاریابی فعلی، چشم‌انداز رقابتی و هرگونه چالشی را که در صنعت کسبوکار شما وجود دارد، بررسی کنید. زمانی‌که نسبت به بازار کسبوکار خود آگاهی لازم را کسب کرده باشید، می‌توانید بررسی کنید که چگونه خدمات یا محصول شما به مشتری کمک خواهند کرد و در نهایت، می‌توانید بهترین پیشنهاد و راه‌حل را در پروپوزال خود ارائه دهید.
وضعیت مشتریان خود را درک کنید
تجزیه‌و‌تحلیل موقعیت مشتریان و کسبوکار آن‌ها، فرصتی است که به مشتری خود نشان دهید که در مکالمات قبلی به آن‌ها گوش داده‌اید و وضعیت آن‌ها را درک کرده‌اید. به‌طور کلی، باید نشان دهید که چالش‌های فعلی آن‌ها را درک می‌کنید و برای کمک‌رسانی به آن‌ها آماده هستید. اگر می‌خواهید مشتریان بسیاری را به دست آورید، مشکلات آن‌ها را به وضوح بیان کنید و پیشنهاد خود را حول بهترین راه‌حل برای رفع مشکلات آن‌ها بسازید.
پروپوزال را از نظر بصری جذاب کنید
هرگز قدرت یک پیشنهاد تجاری جذاب و بصری را دست‌کم نگیرید. پروپوزال‌هایی که به‌خوبی طراحی شده‌اند، نه‌تنها جذاب‌تر به‌نظر می‌رسند، بلکه تاثیر بیشتری هم بر ذهن مخاطب و مشتری احتمالی شما خواهند داشت. همچنین درک چنین محتوایی بسیار آسان‌تر خواهد بود و خواننده با آن ارتباط بهتری برقرار خواهد کرد.
محتوای پروپوزال را شخصی‌سازی کنید
برای آن‌که توجه مشتری بالقوه خود را به‌طور مؤثرتری جلب کنید، پروپوزال شما باید با نیازهای خاص آن مشتری هماهنگ شود و محتوایی شخصی‌سازی‌شده را ارائه دهید. از آن‌جایی که ایجاد پروپوزال‌های سفارشی متعدد، اغلب زمان‌بر است، استفاده از نرم‌افزار حرفه‌ای یا استخدام فریلنسر متخصص در این زمینه می‌تواند یک تصمیم عاقلانه به‌حساب آید.
خود را متمایز کنید
در پروپوزال به وضوح بیان کنید که چرا محصول یا خدمات شما بهتر از هر راه‌حل دیگری هستند؛ بنابراین روی آن‌که مشتری با انتخاب راه‌حل شما چگونه سود می‌برد، تمرکز کنید و جزئیاتی را در مورد اقدامات واقعی برای دستیابی به آن راه‌حل ارائه دهید.
موفقیت های پیشین خود را ارائه دهید
داستان‌های موفقیت خود را با مشتری احتمالی خود به اشتراک بگذارید. این داستان‌ها می‌توانند به ایجاد اعتماد و پشتیبانی از ادعاهای شما کمک کنند؛ به‌طوری که مشتری ارزش واقعی شما را درک و به موفقیت شما اطمینان خواهد کرد.
دعوت به اقدام داشته باشید
فراموش نکنید که در پایان پروپوزال خود، یک سوال مطرح کنید یا درخواستی را ارائه دهید. مشتریان نمی‌توانند به چیزی که هرگز از آن‌ها خواسته نمی‌شود “بله” بگویند. جسور باشید و پروپوزال خود را با یک فراخوان پیش‌گیرانه؛ مانند درخواست جلسه‌ای برای تعیین جدول زمانی یا امضای قرارداد، پایان دهید.
سخن پایانی
بسته به نوع کسب‌و‌کاری که در آن هستید، عناصر پیشنهادی شما در پروپوزال بر اساس نیازهای مشتری بالقوه متفاوت خواهد بود. با یک پروپوزال تجاری حرفه‌ای و شخصی‌سازی‌شده، مطمئنا مشتری خود را خوشحال خواهید کرد.
مطمئنا ایجاد پروپوزال‌های سفارشی متعدد زمان‌بر است؛ بنابراین خوب است در این راستا از خدمات پونیشا بهره‌مند شوید و انجام پروژه‌های پروپوزال خود را به فریلنسرهای حرفه‌ای پونیشا بسپارید. اگر می‌خواهید بیشتر بدانید که فریلنسر کیست و چگونه می‌تواند به شما کمک کند، مقالات ما در پونیشا بلاگ را از دست ندهید.