1- مقدمه
با توجه به اهمیت بهبود فرآیندهای ممیزی و مدیریت قراردادها، نیاز هست که یک نرمافزار تحت وب طراحی و پیادهسازی شود. این نرمافزار فرآیندهای مرتبط با اطلاعات مشتری، ممیزی، و کنترل کیفیت را بهطور یکپارچه مدیریت میکند و قابلیت تهیه گزارشات متنوع دارد. مبنای فرایندی این نرم افزار الزامات ISO/IEC17021 و استانداردهای مدیریتی مانند ISO9001 و مدارک الزامی نهادهای گواهینامه دهنده مانند IAD Md هاست.
2- اهداف پروژه
• جمعآوری و سازماندهی اطلاعات مشتریان و فرآیند ممیزی.
• تسهیل ارتباطات بین واحدهای مختلف (امور قرارداد، برنامهریزی ممیزی، واحد مالی و غیره).
• افزایش کیفیت و دقت در گزارشات و کنترل کیفیت.
• بهبود کارایی در فرآیندهای مدیریتی و تصمیمگیری.
3- ویژگیهای کلیدی نرمافزار
- ثبت اطلاعات مشتری:
o ورود اطلاعات مشتری بر اساس پرسشنامه توسط واحد امور قرارداد.
o امکان ویرایش و حذف اطلاعات مشتریان.
- محاسبه نفر روز ممیزی:
o محاسبه میزان نفر روز لازم برای ممیزی توسط واحد برنامهریزی ممیزی.
- ارسال پیشنهاد ممیزی:
o ایجاد و ارسال پیشنهاد ممیزی همراه با نامه توسط واحد امور قرارداد.
- تنظیم قرارداد:
o ایجاد قابلیت تنظیم قرارداد توسط واحد امور قرارداد.
- ارسال برنامه ممیزی:
o ارسال برنامه ممیزی همراه با نامه توسط واحد برنامهریزی ممیزی.
- تهیه چک لیستهای ممیزی:
o فراهم کردن چک لیستهای ممیزی برای تیم ممیزی جهت تهیه گزارش، با کنترل ورودیها و گزارش خطا در صورت نقص اطلاعات.
توضیح:
- نرم افزار باید به گونه ای باشد که سوالات ممیزی قابلیت اضافه کردن/ ویرایش و حذف داشته باشد. پاسخ سوالات به صورت تشریحی، تصویر، یا چند گزینه ای باشد.
- در صورتی که چند ممیز در برنامه ممیزی هستند سوالات هر بند ممیزی در برنامه برای ممیز مربوطه دسترسی پیدا کند و در نهایت گزارش های ممیزان به صورت تجمیع بر اساس ترتیب بندهای استاندارد یکپارچه شده و خروجی به صورت PDF و ورد و اکسل بدهد.
- پک ممیزی شامل فرمهای ممیزی با هر مشتری یا مرحله ممیزی تولید و قابلیت پرینت داشته باشد.
- کنترل کیفیت گزارش ممیزی:
o کنترل و بررسی گزارشات ممیزی توسط واحد برنامهریزی ممیزی و ارجاع تحت وب به ممیز برای تکمیل گزاراشات وجود داشته باشد.
- تصمیمگیری ذینفعان:
o ارائه محیطی برای تصمیمگیری و نظرات ذینفعان در مورد گزارشات و پیشنهادات.
- صدور گواهینامه:
o صدور گواهینامه پس از تأیید نهایی گزارش ممیزی.
- مدیریت ممیزی مراقبتی:
• انجام تمامی موارد از ردیف 2 تا 9 برای ممیزی مراقبتی.
- یادآوری تمدید و ممیزی مراقبتی:
• ارسال نامه یادآوری به مشتریان 9 ماه بعد از آخرین ممیزی.
- گزارش خطا:
• در صورت نقص اطلاعات چک لیست ممیزی، گزارش خطا به واحد مربوطه ارسال شود.
- یادآوری تاریخهای مهم:
• ایجاد سیستم یادآوری برای تاریخهای مهم نظیر تاریخهای ممیزی مراقبتی.
- مدیریت هزینهها:
• ثبت هزینه ممیزی توسط واحد مالی و دریافتی از مشتری.
- قابلیت دسترسی:
• قابلیت دسترسی دادن به همه یا بخشی از نرم افزار برای یوزرهای مختلف.
• برای هر مشتری دسترسی ها میتواند جدا باشد.
در حال حاضر تمامی موارد فوق در 2 فایل اکسل 21 و 68 شیته مرتب شده و انجام میگردد
4- مراحل اجرایی پروژه
- تحلیل نیازها:
o برگزاری جلسات با ذینفعان برای شناسایی نیازها و الزامات.
- طراحی نرمافزار:
o طراحی رابط کاربری و پایگاه داده.
- توسعه نرمافزار:
o اجرای برنامهنویسی و پیادهسازی ویژگیها.
- آزمایش و بررسی:
o انجام آزمایشهای کاربری و اصلاحات لازم.
- آموزش و راهاندازی:
o ارائه آموزش به کاربران و راهاندازی نرمافزار.
- پشتیبانی و نگهداری:
o ارائه خدمات پشتیبانی و بهروزرسانی نرمافزار.
5- زمانبندی پیشنهادی پروژه
• زمان کل پروژه: 2 ماه
o تحلیل نیازها: 2 هفته
o طراحی نرمافزار: 6 هفته
o آزمایش و اصلاحات: 2 هفته
o آموزش و راهاندازی: 2 هفته
هفته 1 2 3 4 5 6 7 8
تحلیل نیازها
طراحی نرمافزار
آزمایش و اصلاحات
آموزش و راهاندازی
6- بودجه پیشنهادی
• برآورد هزینهها شامل هزینههای طراحی، تست، آموزش و پشتیبانی و نحوه پرداخت به تفصیل ارائه شود.
7- مالکیت کد و برنامه و قرارداد پشتیبانی
• سورس اصلی برنامه نوشته شده متعلق به این شرکت خواهد بود.
• پشتیبانی و آپ دیت دوساله در قرارداد جداگانه ای منعقد خواهد شد.
8- نظارت
• نظارت بر تهیه برنامه و اطمینان از تطابق آن با اصول طراحی نرم افزار توسط فرد معرفی شده خواهد بود و طراح ملزم به اصلاح نکات اعلامی است.
9- نتیجهگیری
• طراحی و توسعه این نرمافزار تحت وب میتواند به بهبود چشمگیر فرآیندهای مدیریت ممیزی و قراردادها منجر شود. این پروپوزال زمینهساز جلسات آینده و گفتگوهای بیشتر در خصوص جزئیات و مراحل بعدی خواهد بود.
10- موارد مورد نیاز برای بررسی و عقد قرارداد
پیشنهاد دهنده موارد نهایی زیر را برای پروپوزال بالا بدهد:
• 1- زمان تهیه نرم افزار
• 2- هزینه
• 3- زبان های مورد استفاده
• 4- تضامین انجام کار
• 5- رزومه کاری و رضایت نامه های کار
• 6- هزینه پشتیبانی دو ساله و بروز آوری نرم افزار
• 7- زیرساخت مورد نیاز از قبیل سرور و ...
• 8- سایر پیشنهادات