1- مقدمه با توجه به اهمیت بهبود فرآیندهای ممیزی و مدیریت قراردادها، نیاز هست که یک نرم‌افزار تحت وب طراحی و پیاده‌سازی شود. این نرم‌افزار فرآیندهای مرتبط با اطلاعات مشتری، ممیزی، و کنترل کیفیت را به‌طور یکپارچه مدیریت می‌کند و قابلیت تهیه گزارشات متنوع دارد. مبنای فرایندی این نرم افزار الزامات ISO/IEC17021 و استانداردهای مدیریتی مانند ISO9001 و مدارک الزامی نهادهای گواهینامه دهنده مانند IAD Md هاست.

2- اهداف پروژه • جمع‌آوری و سازماندهی اطلاعات مشتریان و فرآیند ممیزی. • تسهیل ارتباطات بین واحدهای مختلف (امور قرارداد، برنامه‌ریزی ممیزی، واحد مالی و غیره). • افزایش کیفیت و دقت در گزارشات و کنترل کیفیت. • بهبود کارایی در فرآیندهای مدیریتی و تصمیم‌گیری.

3- ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار

1. ثبت اطلاعات مشتری: o ورود اطلاعات مشتری بر اساس پرسشنامه توسط واحد امور قرارداد. o امکان ویرایش و حذف اطلاعات مشتریان.
2. محاسبه نفر روز ممیزی: o محاسبه میزان نفر روز لازم برای ممیزی توسط واحد برنامه‌ریزی ممیزی.
3. ارسال پیشنهاد ممیزی: o ایجاد و ارسال پیشنهاد ممیزی همراه با نامه توسط واحد امور قرارداد.
4. تنظیم قرارداد: o ایجاد قابلیت تنظیم قرارداد توسط واحد امور قرارداد.
5. ارسال برنامه ممیزی: o ارسال برنامه ممیزی همراه با نامه توسط واحد برنامه‌ریزی ممیزی.
6. تهیه چک لیست‌های ممیزی: o فراهم کردن چک لیست‌های ممیزی برای تیم ممیزی جهت تهیه گزارش، با کنترل ورودی‌ها و گزارش خطا در صورت نقص اطلاعات. توضیح:
   • نرم افزار باید به گونه ای باشد که سوالات ممیزی قابلیت اضافه کردن/ ویرایش و حذف داشته باشد. پاسخ سوالات به صورت تشریحی، تصویر، یا چند گزینه ای باشد.
   • در صورتی که چند ممیز در برنامه ممیزی هستند سوالات هر بند ممیزی در برنامه برای ممیز مربوطه دسترسی پیدا کند و در نهایت گزارش های ممیزان به صورت تجمیع بر اساس ترتیب بندهای استاندارد یکپارچه شده و خروجی به صورت PDF و ورد و اکسل بدهد.
   • پک ممیزی شامل فرمهای ممیزی با هر مشتری یا مرحله ممیزی تولید و قابلیت پرینت داشته باشد.
7. کنترل کیفیت گزارش ممیزی: o کنترل و بررسی گزارشات ممیزی توسط واحد برنامه‌ریزی ممیزی و ارجاع تحت وب به ممیز برای تکمیل گزاراشات وجود داشته باشد.
8. تصمیم‌گیری ذینفعان: o ارائه محیطی برای تصمیم‌گیری و نظرات ذینفعان در مورد گزارشات و پیشنهادات.
9. صدور گواهینامه: o صدور گواهینامه پس از تأیید نهایی گزارش ممیزی.
10. مدیریت ممیزی مراقبتی: • انجام تمامی موارد از ردیف 2 تا 9 برای ممیزی مراقبتی.
11. یادآوری تمدید و ممیزی مراقبتی: • ارسال نامه یادآوری به مشتریان 9 ماه بعد از آخرین ممیزی.
12. گزارش خطا: • در صورت نقص اطلاعات چک لیست ممیزی، گزارش خطا به واحد مربوطه ارسال شود.
13. یادآوری تاریخ‌های مهم: • ایجاد سیستم یادآوری برای تاریخ‌های مهم نظیر تاریخ‌های ممیزی مراقبتی.
14. مدیریت هزینه‌ها: • ثبت هزینه ممیزی توسط واحد مالی و دریافتی از مشتری.
15. قابلیت دسترسی: • قابلیت دسترسی دادن به همه یا بخشی از نرم افزار برای یوزرهای مختلف. • برای هر مشتری دسترسی ها میتواند جدا باشد.

در حال حاضر تمامی موارد فوق در 2 فایل اکسل 21 و 68 شیته مرتب شده و انجام میگردد

4- مراحل اجرایی پروژه

1. تحلیل نیازها: o برگزاری جلسات با ذینفعان برای شناسایی نیازها و الزامات.
2. طراحی نرم‌افزار: o طراحی رابط کاربری و پایگاه داده.
3. توسعه نرم‌افزار: o اجرای برنامه‌نویسی و پیاده‌سازی ویژگی‌ها.
4. آزمایش و بررسی: o انجام آزمایش‌های کاربری و اصلاحات لازم.
5. آموزش و راه‌اندازی: o ارائه آموزش به کاربران و راه‌اندازی نرم‌افزار.
6. پشتیبانی و نگهداری: o ارائه خدمات پشتیبانی و به‌روزرسانی نرم‌افزار.

5- زمان‌بندی پیشنهادی پروژه • زمان کل پروژه: 2 ماه o تحلیل نیازها: 2 هفته o طراحی نرم‌افزار: 6 هفته o آزمایش و اصلاحات: 2 هفته o آموزش و راه‌اندازی: 2 هفته

هفته 1    2    3    4    5    6    7    8

تحلیل نیازها  
طراحی نرم‌افزار      
آزمایش و اصلاحات   آموزش و راه‌اندازی 

6- بودجه پیشنهادی • برآورد هزینه‌ها شامل هزینه‌های طراحی، تست، آموزش و پشتیبانی و نحوه پرداخت به تفصیل ارائه شود.

7- مالکیت کد و برنامه و قرارداد پشتیبانی • سورس اصلی برنامه نوشته شده متعلق به این شرکت خواهد بود. • پشتیبانی و آپ دیت دوساله در قرارداد جداگانه ای منعقد خواهد شد.

8- نظارت • نظارت بر تهیه برنامه و اطمینان از تطابق آن با اصول طراحی نرم افزار توسط فرد معرفی شده خواهد بود و طراح ملزم به اصلاح نکات اعلامی است. 9- نتیجه‌گیری • طراحی و توسعه این نرم‌افزار تحت وب می‌تواند به بهبود چشمگیر فرآیندهای مدیریت ممیزی و قراردادها منجر شود. این پروپوزال زمینه‌ساز جلسات آینده و گفتگوهای بیشتر در خصوص جزئیات و مراحل بعدی خواهد بود.

10- موارد مورد نیاز برای بررسی و عقد قرارداد پیشنهاد دهنده موارد نهایی زیر را برای پروپوزال بالا بدهد: • 1- زمان تهیه نرم افزار • 2- هزینه • 3- زبان های مورد استفاده • 4- تضامین انجام کار • 5- رزومه کاری و رضایت نامه های کار • 6- هزینه پشتیبانی دو ساله و بروز آوری نرم افزار • 7- زیرساخت مورد نیاز از قبیل سرور و ... • 8- سایر پیشنهادات